In een groot bedrijf regelt de afdeling HR het als iemand zich ziek meldt. In een bedrijf met drie of vijf mensen ben jij dat. En juist in de eerste weken liggen een paar verplichtingen die je makkelijk mist, omdat je hoopt dat het na een paar dagen vanzelf over is. Meestal is dat ook zo. Maar als het langer duurt, telt alles wat je in die eerste weken wel of niet deed. Dit zijn de stappen, met wat Ondernemersplein en de overheid er in 2026 over zeggen.
De eerste dag, wat je wel en niet vraagt
Je werknemer meldt zich bij jou ziek, volgens de regels die in je verzuimprotocol, het contract of de cao staan. Heb je nog geen verzuimprotocol, dan is dit het moment om er een op te stellen. Je bent namelijk verplicht de regels voor ziekmelding bekend te maken aan je personeel, bijvoorbeeld hoe laat iemand zich moet melden en bij wie.
Dan de vraag die bijna elke kleine werkgever uit gewoonte stelt, wat heb je eigenlijk? Die mag je niet stellen. Om privacyredenen hoeft je werknemer niet te vertellen wat er aan de hand is, en mag je er ook niet naar vragen. Vertelt hij het uit zichzelf, dan mag je het niet vastleggen of delen. Wat je wel mag vragen, is hoe lang hij denkt dat het duurt, of er lopend werk is dat iemand moet overnemen, en bij langer verzuim of tijdelijk ander werk mogelijk is.
In een klein team voelt dit al snel ongemakkelijk. Je kent elkaar, je wilt meeleven. Dat mag ook. Vraag gerust hoe het gaat, maar laat de diagnose bij de bedrijfsarts.
Binnen een week naar de bedrijfsarts
Uiterlijk binnen een week na de eerste ziektedag meld je je werknemer ziek bij je arbodienst of bedrijfsarts. Hier gaat het bij kleine werkgevers het vaakst mis, omdat ze geen vaste arbodienst hebben. Je bent als werkgever wel verplicht om je te laten ondersteunen door een bedrijfsarts of arbodienst, dus regel dat contract voordat je het nodig hebt. Is je werknemer een uitzendkracht of payroller, dan hoef je zelf niets te melden.
In sommige gevallen meld je ook bij UWV. Dat geldt als je werknemer recht heeft op een Ziektewet-uitkering via de vangnetregeling, bijvoorbeeld bij ziekte door zwangerschap of bevalling. Dat gaat met de online Verzuimmelder van UWV. Meld je te laat, dan kun je een boete krijgen.
Loon doorbetalen, en hoeveel
Vanaf de eerste ziektedag betaal je het loon door. Bij langer verzuim is dat minimaal 70 procent van het laatste loon en de vakantietoeslag, maar staat er in het contract of de cao een hoger percentage, dan geldt dat. In het eerste jaar mag het niet onder het minimumloon uitkomen, in het tweede jaar wel. Je betaalt maximaal 104 weken door. Er wordt gesproken over het terugbrengen van die periode naar een jaar. Daarover schreven we eerder wat er nu op tafel ligt. Voorlopig geldt de termijn van twee jaar.
Voor een klein bedrijf is dat een stevig risico. Eén langdurig zieke werknemer kan je twee jaar loon kosten zonder dat er werk tegenover staat. Een verzuimverzekering dekt dat risico af. Of je die nodig hebt, hangt af van je buffer en je aantal mensen, maar het is een vraag die je beter nu stelt dan in week zes.
Het tijdpad als het langer duurt
Blijft je werknemer ziek, dan begint het re-integratietraject. Daarin hebben jij, je werknemer en de bedrijfsarts elk een rol, en de termijnen zijn vast.
| Wanneer | Wat er moet gebeuren | Wie |
|---|---|---|
| Binnen 1 week | Ziekmelding bij arbodienst of bedrijfsarts | Jij |
| Na 6 weken | Gesprek met de werknemer en een probleemanalyse over wat nodig is om weer aan het werk te gaan | Bedrijfsarts |
| Binnen 8 weken, uiterlijk 2 weken na de probleemanalyse | Plan van aanpak voor de re-integratie | Jij en je werknemer |
| Minstens elke 6 weken | Voortgang van het plan van aanpak bespreken | Jij en je werknemer |
| Na 42 weken | Ziekmelding bij UWV (42e-weeksmelding) | Jij |
| Na 2 jaar | WIA-beoordeling door UWV | Werknemer en UWV |
Die laatste regel is waarom de eerste weken ertoe doen. Bij de WIA-aanvraag kijkt UWV of je genoeg hebt gedaan om je werknemer weer aan het werk te krijgen. Is dat niet zo, dan kan UWV je verplichten om nog maximaal een jaar loon door te betalen, en je kunt een boete krijgen. Een plan van aanpak dat te laat is of nooit is bijgewerkt, telt dan tegen je. Bewaar daarom alles in een re-integratiedossier, met data erbij.
Wat je verder moet weten
Een zieke werknemer mag je niet zomaar ontslaan. Dat mag pas na twee jaar ziekte, behalve in een paar uitzonderingssituaties. Loopt een tijdelijk contract af terwijl je werknemer ziek is, dan gaat hij ziek uit dienst. Je meldt hem dan op zijn laatste werkdag ziek bij UWV, en hij krijgt een Ziektewet-uitkering. Wordt iemand ziek tijdens zijn vakantie, dan kost dat geen vakantiedagen, mits hij zich ook dan ziek meldt.
Moet je de werkplek aanpassen om iemand weer aan het werk te krijgen, bijvoorbeeld met een aangepast bureau, dan kun je daarvoor bij UWV een vergoeding aanvragen. En waarschijnlijk mag je in de toekomst al vanaf het begin van het tweede ziektejaar onderzoeken of je werknemer bij een andere werkgever aan de slag kan. Wanneer dat ingaat, is nog niet bekend.
Speelt er bij je werknemer iets psychisch, wat steeds vaker voorkomt, dan vraagt de begeleiding net wat meer. Daarover schreven we een apart stuk, wat je als kleine werkgever bij psychisch verzuim kunt doen. Mijn belangrijkste les voor elke kleine werkgever is eenvoudig. Regel de bedrijfsarts en het verzuimprotocol nu, op een rustig moment. Op de dag dat iemand belt dat hij ziek is, heb je daar geen tijd voor.