Een offerte is voor veel zzp’ers het stuk dat ze het snelst in elkaar zetten. Een paar regels in een mail, een bedrag eronder, en hopen dat de klant ja zegt. Dat gaat vaak goed, tot het een keer niet goed gaat. Dan blijkt dat er nergens stond hoeveel correctierondes erbij zaten, of dat de klant drie maanden later alsnog akkoord geeft op een prijs die allang niet meer klopt. Een goede offerte voorkomt dat soort gedoe, en hij helpt je ook nog eens om de opdracht binnen te halen.
Wettelijk is er weinig voorgeschreven. Volgens het stappenplan van het Ondernemersplein van KVK bepaal je zelf hoe je een offerte opstelt, zolang je duidelijk vastlegt wat je aanbiedt en onder welke voorwaarden. Juist die vrijheid maakt dat veel offertes te mager zijn. Hieronder staat wat er in elk geval in hoort, wat slim is om toe te voegen en hoe je van een voorstel een getekende opdracht maakt.
Wat er in elke offerte hoort
Een offerte is een voorstel, nog geen opdracht. Maar zodra de klant akkoord geeft, worden de afspraken uit dat voorstel de basis van jullie overeenkomst. Alles wat er dan niet in staat, moet je achteraf uitonderhandelen. Zet daarom minimaal deze onderdelen erin.
- Je bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en contactgegevens.
- De gegevens van de klant, met naam van het bedrijf en de contactpersoon.
- De datum en een offertenummer, zodat je er later eenvoudig naar kunt verwijzen.
- Een omschrijving van de werkzaamheden of producten, zo concreet mogelijk.
- Je tarief of projectprijs, met vermelding of de btw erbij komt.
- De planning, met een startdatum en een opleverdatum of doorlooptijd.
- De geldigheidsduur van de offerte.
- Afspraken over een eventuele aanbetaling.
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
Die lijst lijkt op die van een factuur, en dat is geen toeval. Een offerte met dezelfde opbouw en hetzelfde nummer als de latere factuur maakt je administratie overzichtelijk. Wie een klant ooit achter een openstaand bedrag aan heeft moeten zitten, weet hoeveel makkelijker het gaat als je een getekende offerte kunt laten zien. In het stuk over een factuur die niet betaald wordt zie je hoe belangrijk die papieren basis is.
De omschrijving bepaalt of je wint of verliest
Het grootste verschil tussen een offerte die werkt en een die in de prullenbak verdwijnt, zit in de omschrijving van het werk. KVK zegt het in zijn negen tips voor een goede offerte treffend, de beste offerte is “niet de mooiste, maar degene die laat zien dat je de vraag begrijpt”. Daar ben ik het hartgrondig mee eens. Klanten vergelijken offertes vaak naast elkaar, en wie in zijn eigen woorden kan teruggeven wat de klant wil bereiken, valt meteen op.
Vraag dus eerst door voordat je gaat schrijven. Wat is het doel, wanneer moet het klaar zijn, welk budget is er? Past de opdracht niet bij je planning of je prijs, dan hoef je ook geen offerte te maken. Dat scheelt je een avond werk voor een klant die toch niet kiest.
Wees daarna concreet over wat er wel en niet in de prijs zit. Een ontwerper noemt het aantal correctierondes, een installateur zegt of het afvoeren van materiaal is inbegrepen, een consultant vermeldt of reiskosten apart worden gerekend. Precies op dat soort punten ontstaan later de discussies.
Een tip die ik zelf veel gebruik is de opdracht opknippen in onderdelen met een eigen prijs. Een website splits je bijvoorbeeld in ontwerp, bouw en onderhoud. Vindt de klant het totaal te duur, dan kan hij een deel kiezen in plaats van helemaal af te haken. Welke prijsvorm het beste past, een uurtarief, een vaste prijs of een abonnement, lees je in het artikel over het kiezen van een prijsmodel.
Geldigheid, aanbetaling en korting
Er bestaat geen standaard geldigheidsduur voor een offerte. Je kiest die zelf, maar zet er altijd een datum op. Doe je dat niet, dan kan een klant maanden later terugkomen op je oude prijs, terwijl je inkoop of je tarief inmiddels is gestegen. Kies een termijn die past bij je vak. Bij werk waarbij materiaalprijzen snel veranderen is een korte termijn verstandig, bij een adviesopdracht mag het wat ruimer.
Vraag je een aanbetaling, leg dat dan vast in de offerte en in je voorwaarden. Volgens het Ondernemersplein mag je bij verkoop aan consumenten maximaal de helft van het aankoopbedrag vooraf vragen. Tussen bedrijven onderling geldt geen maximum.
Over korting ben ik nuchter. Een lagere prijs om een opdracht binnen te halen voelt als een kleine concessie, maar de klant went eraan en verwacht hem de volgende keer weer. KVK waarschuwt daar ook voor. Leg liever uit wat de klant voor zijn geld krijgt, of geef iets extra’s dat je weinig kost, zoals een nazorgmoment of een langere garantie.
De koppeling met je algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel verstandig. Daarin regel je zaken die in elke opdracht terugkomen, zoals de betaaltermijn, wat er gebeurt bij meerwerk en hoe het zit met aansprakelijkheid. Ze werken alleen als ze ook echt van toepassing zijn. Verwijs er daarom in de offerte zelf naar, noem het ook in je begeleidende mail en stuur ze mee als bijlage. Je moet kunnen aantonen dat de klant ze heeft ontvangen. Heb je nog geen voorwaarden, dan helpt het stuk over algemene voorwaarden opstellen je op weg.
Zo krijg je de offerte rond
Stuur je offerte als pdf, met een korte persoonlijke mail erbij. Een pdf kan niet ongemerkt worden aangepast en de opmaak blijft overeind. Verwijs in die mail naar jullie gesprek en leg in een paar zinnen uit waarom jouw aanpak past bij wat de klant wil.
Beschrijf in de offerte ook hoe de klant akkoord geeft. Volgens KVK is een offerte bindend zodra de klant ermee instemt, bijvoorbeeld met een handtekening, een e-mail of een andere duidelijke bevestiging. Een handtekening op de pdf of een digitaal ondertekende versie is het sterkst. Een kort “akkoord” per mail kan ook, maar vraag dan wel om een bevestiging die naar het offertenummer verwijst.
Hoor je niets, wacht dan niet af. Bel of mail na een week om te vragen of alles duidelijk is. Dat is geen opdringerigheid, het laat zien dat je betrokken bent, en vaak blijkt dat de offerte gewoon onder in een inbox lag. Zelf zet ik bij elke verstuurde offerte meteen een herinnering in mijn agenda voor die belronde.
Wat je nodig hebt
- Een vast offertesjabloon met je bedrijfsgegevens, logo en nummering. De meeste boekhoudpakketten hebben een offertemodule die je offerte later met één klik omzet in een factuur.
- Je algemene voorwaarden als pdf.
- Een overzicht van je tarieven per onderdeel, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft te rekenen.
- Een manier om digitaal te laten tekenen, via je boekhoudpakket of een losse ondertekendienst.
Een offerte die zo is opgebouwd kost de eerste keer wat meer tijd. Daarna is het vooral invullen, en heb je bij elke opdracht een stevige basis waar je op kunt terugvallen als er iets anders loopt dan afgesproken.