Een openstaande factuur voelt al snel persoonlijk. Je hebt het werk gedaan, de klant was tevreden, en toch blijft het geld weg. Over de volgorde van herinneren, bellen en aanmanen schreef ik eerder al een stuk over wat je doet als een klant je factuur niet betaalt. Dit keer gaat het over de regels eronder. Wat mag je rekenen, welke brief is verplicht, en wanneer geef je het uit handen?
Want daar zit voor veel zzp’ers en kleine bedrijven de onzekerheid. Je wilt geen klant kwijt, maar je wilt ook niet maandenlang bank spelen. Weten waar je recht op hebt helpt om zakelijk te blijven zonder dat het escaleert.
Welke betalingstermijn geldt eigenlijk
Alles begint bij de termijn op je factuur. Volgens het Ondernemersplein van de overheid geldt tussen bedrijven een betalingstermijn van 30 dagen als je niets hebt afgesproken. Je mag een langere termijn afspreken, maar niet langer dan 60 dagen. Werk je voor een groot bedrijf, dan moet dat jou als mkb’er binnen 30 dagen betalen. Dat laatste wordt verrassend vaak vergeten, ook door de grote partij zelf, en het is een sterk argument als een inkoopafdeling met 60 of 90 dagen aankomt.
Bij consumenten ligt geen wettelijke termijn vast. Daar bepaal je zelf een redelijke termijn, en die zet je het best in je algemene voorwaarden en op je factuur. Een goede factuur met duidelijke termijn voorkomt veel gedoe. In ons voorbeeld voor een zzp-factuur zie je welke gegevens er minimaal op horen.
Herinnering en aanmaning, het verschil
De woorden worden door elkaar gebruikt, maar juridisch is er verschil, en dat hangt af van wie je klant is.
- De betalingsherinnering stuur je een paar dagen nadat de termijn is verstreken. Het Ondernemersplein raadt aan daarin al te vermelden dat je wettelijke rente in rekening brengt. Vaak is de toon hier nog vriendelijk, en dat mag ook. Eerst even bellen werkt meestal beter dan direct een brief, omdat je dan hoort of er iets mis is met het werk of de factuur.
- De aanmaning, ook wel veertiendagenbrief of Wik-brief genoemd, is formeler. Je verwijst naar de levering, de factuur en de eerdere herinnering, en geeft de klant 14 dagen om alsnog te betalen. Je kondigt aan welke incassokosten volgen als hij dat niet doet.
Is je klant een consument, dan ben je verplicht eerst zo’n kosteloze aanmaning te sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Bij een zakelijke klant is dat niet verplicht. Daar volg je wat je in je voorwaarden hebt afgesproken. Toch zou ik ook bij bedrijven altijd een aanmaning met een harde datum sturen. Het kost je niets, en als het ooit bij de rechter belandt, sta je sterker.
Wat mag je rekenen aan rente en incassokosten
Twee dingen mag je bovenop de factuur in rekening brengen, de wettelijke rente en de incassokosten.
De wettelijke rente verschilt per soort klant. Volgens Rijksoverheid is de rente voor handelstransacties, dus tussen bedrijven of met de overheid, sinds 1 juli 2026 vastgesteld op 10,4 procent. Voor transacties met consumenten geldt sinds 1 januari 2026 een rente van 4 procent. Die percentages worden periodiek aangepast, dus kijk bij elke vordering even wat er op dat moment geldt.
Voor de incassokosten geldt een vaste staffel. Volgens de KVK mag je over een factuur tot 2.500 euro maximaal 15 procent rekenen, met een minimum van 40 euro. Over hogere bedragen loopt het percentage per schijf terug, en het Ondernemersplein noemt een maximum van 6.775 euro. Die vergoeding is bedoeld voor de moeite die jij of een incassopartij doet om het geld binnen te halen, en ze vervangt dus niet je eigen factuurbedrag.
Mijn ervaring is dat het noemen van die kosten in de aanmaning vaak al genoeg is. Een klant die de factuur onderop de stapel had liggen, legt hem bovenop zodra er een bedrag bij komt.
Wanneer schakel je een incassobureau in
Is de termijn uit je aanmaning verstreken en heb je niets gehoord, of komen er alleen beloftes zonder betaling, dan is het tijd om het uit handen te geven. Eerst nog een vraag die je jezelf moet stellen. Kan de klant niet betalen, of wil hij niet? Bij een klant die tijdelijk krap zit, is een betalingsregeling met vaste termijnen vaak verstandiger. Zet die afspraken dan wel op papier, zoals het stappenplan van het Ondernemersplein ook adviseert.
Kies je voor een incassobureau, let dan op een paar dingen die de KVK op een rij zet.
- Veel bureaus werken op basis van no cure, no pay, en rekenen dus pas als het lukt.
- Controleer of het bureau in het incassoregister staat. Sinds de Wet kwaliteit incassodienstverlening mag niet iedereen zomaar buitengerechtelijk incasseren.
- Een keurmerk, zoals het Incasso Keurmerk of het keurmerk Sociaal Verantwoord Incasseren, zegt iets over de werkwijze.
- Vraag vooraf wat je zelf kwijt bent als de vordering niet volledig binnenkomt.
Een incassobureau kan je klant alleen vragen en aanmanen om te betalen. Pas een deurwaarder kan dwangmiddelen inzetten, zoals beslag, en daarvoor is meestal eerst een uitspraak van de rechter nodig. Gaat het om een grote of betwiste vordering, dan is een advocaat de logische volgende stap.
En als het geld er nooit komt
Soms is een vordering gewoon oninbaar, bijvoorbeeld als de klant failliet gaat. Vergeet dan de btw niet. Die heb je over de factuur al afgedragen, en die kun je bij oninbaarheid terugvragen bij de Belastingdienst. Het is een schrale troost, maar wel geld dat je anders laat liggen.
Het beste incassotraject is natuurlijk het traject dat je nooit hoeft te starten. Factureer direct na de levering, want te laat factureren kost je meer dan je denkt, vraag bij grote opdrachten een aanbetaling en check nieuwe zakelijke klanten vooraf. Dan wordt die veertiendagenbrief iets wat je zelden nodig hebt.