Bijna elke ondernemer weet dat hij algemene voorwaarden zou moeten hebben, en een flink deel stelt het jaar na jaar uit. Begrijpelijk, want het voelt als juristenwerk. Toch is het vooral een kwestie van vastleggen hoe je al werkt, zoals wanneer je factureert, wat er gebeurt als een klant annuleert en waar je aansprakelijkheid ophoudt. Hieronder lees je wat erin hoort, hoe je ervoor zorgt dat ze ook echt gelden en waar je hulp vindt zonder bij nul te beginnen.
Wat algemene voorwaarden zijn, en wat niet
Algemene voorwaarden zijn de standaardafspraken die je bij elke klant gebruikt. Denk aan betalingstermijnen, levering, garantie, reparatie en aansprakelijkheid. Ze zijn niet verplicht, maar zonder vastgelegde afspraken val je terug op wat de wet regelt, en dat sluit zelden precies aan op jouw manier van werken. Wat er niet in thuishoort zijn de afspraken die per opdracht verschillen, zoals de omschrijving van het werk, de planning of het tarief. Die zet je in je offerte of opdrachtbevestiging.
Belangrijk om te weten is dat de wet altijd boven je voorwaarden gaat, zeker bij consumenten. Een bepaling die in strijd is met het consumentenrecht helpt je dus niet, ook al staat ze netjes op papier.
Wat er in je algemene voorwaarden hoort
Een bruikbare set voorwaarden is niet lang. Dit zijn de onderwerpen die bij de meeste zzp-ers en mkb-bedrijven terugkomen.
- Toepasselijkheid. Op welke offertes en overeenkomsten de voorwaarden van toepassing zijn, en dat afwijkingen alleen schriftelijk gelden.
- Offerte en totstandkoming. Hoe lang een offerte geldig is en wanneer de opdracht tot stand komt.
- Betaling. De betalingstermijn, wat er gebeurt bij te late betaling en wanneer je incassokosten in rekening brengt.
- Levering en uitvoering. Levertermijnen, wat je doet als iets vertraging oploopt en wat je van de klant nodig hebt om te kunnen beginnen.
- Annulering en wijzigingen. Wat een klant betaalt als hij afzegt of halverwege de opdracht verandert.
- Aansprakelijkheid. Tot welk bedrag of welke schade je aansprakelijk bent, bijvoorbeeld beperkt tot wat je verzekering uitkeert.
- Intellectueel eigendom. Voor creatieve beroepen en IT van groot belang, wie de rechten op het werk krijgt en wanneer.
- Klachten en geschillen. Binnen welke termijn een klant moet klagen en welke rechter of geschillencommissie bevoegd is.
De betalingsafspraken onderschatten veel ondernemers. Wie ooit achter een onbetaalde factuur aan heeft gezeten, weet hoeveel sterker je staat als termijn en incassoregeling vooraf zijn afgesproken. In ons stuk over een factuur die niet betaald wordt lees je hoe dat traject verder loopt.
Bij aansprakelijkheid is mijn advies om de beperking te laten aansluiten op je verzekering. Een clausule die zegt dat je nergens voor aansprakelijk bent, houdt zelden stand. Een beperking tot het bedrag dat je beroepsaansprakelijkheidsverzekering dekt, is redelijker en beter te verdedigen. Meer daarover staat in het artikel over aansprakelijkheid als zzp-er.
Wat je er niet in mag zetten
Voor afspraken met consumenten kent de wet een zwarte en een grijze lijst. Bepalingen op de zwarte lijst zijn altijd onredelijk bezwarend. Ondernemersplein noemt als voorbeeld een voorwaarde dat een klant een koop alleen via de rechter kan ontbinden. Bepalingen op de grijze lijst zijn vermoedelijk onredelijk, zoals een vergaande beperking van je aansprakelijkheid. Een klant kan een onredelijke bepaling schriftelijk vernietigen, en dan ben je die bescherming kwijt.
Tussen bedrijven is er meer vrijheid, maar ook daar kan een rechter een bepaling opzij zetten als die in de gegeven omstandigheden onredelijk is. Schrijf dus wat je in de praktijk ook zou willen uitleggen aan een klant aan tafel.
Zo verklaar je ze van toepassing
Hier gaat het vaakst mis. Je voorwaarden gelden alleen als de klant weet dat ze bestaan en ze heeft kunnen lezen voordat de overeenkomst gesloten werd. KVK zet de manieren op een rij om dat goed te regelen.
- Stuur ze mee met de offerte, als pdf-bijlage, en verwijs er in de offerte naar.
- Werk je online, zet ze dan als downloadbare pdf op je website en link ernaar vanaf productpagina’s, bestelformulieren en digitale offertes.
- Laat de klant akkoord geven, met een vinkje bij het bestellen, een handtekening onder de offerte of een bevestiging per mail.
- Bewaar het bewijs dat je ze hebt verstrekt, zodat je bij een geschil kunt laten zien wat er is afgesproken.
Een verwijzing onderaan je factuur is te laat, want dan is de opdracht al gegeven. Dat is een klassieke fout die je eenvoudig voorkomt door de voorwaarden standaard aan je offertesjabloon te koppelen.
Je kunt je voorwaarden ook deponeren bij KVK of bij de rechtbank. Dat is niet verplicht, maar het legt vast welke versie op welk moment gold. Handig als je ze geregeld bijwerkt. Let wel op dat deponeren het ter hand stellen niet vervangt, zeker niet bij consumenten.
Niet bij nul beginnen
Voor veel branches bestaan al standaardvoorwaarden. Brancheorganisaties stellen ze op, soms in overleg met consumentenorganisaties via de SER, en leden mogen ze gebruiken. Ben je aangesloten bij een brancheorganisatie, vraag dan eerst daar. Die voorwaarden zijn getoetst en sluiten aan op wat in jouw vak gebruikelijk is.
Is er niets voor jouw branche, dan kun je met een model of generator een eerste versie maken. Lees die dan wel kritisch door en schrap wat niet bij je past. Een set van twintig pagina’s die je zelf niet begrijpt, maakt indruk op niemand en levert bij een conflict vooral discussie op. Voor wie veel met grote opdrachtgevers of in risicovolle sectoren werkt, loont het om een jurist er één keer naar te laten kijken.
Bijwerken hoort erbij
Algemene voorwaarden zijn geen document dat je één keer maakt en vergeet. Verandert je werkwijze, ga je andere diensten aanbieden of loop je ergens tegenaan bij een klant, pas ze dan aan. Bij doorlopende contracten mag je de voorwaarden niet zomaar halverwege wijzigen, tenzij dat vooraf duidelijk is afgesproken. Nieuwe klanten krijgen gewoon de nieuwe versie. Zet er een datum of versienummer op, dan weet je altijd welke afspraken voor welke klant gelden.