Vraag een ondernemer wat te laat factureren kost, en je hoort meestal iets over rente. Dat is het minste. De echte kosten zitten in wat er daarna gebeurt met je onderhandelingspositie, je planning en je hoofd. Ik zie het bij bedrijven die het verder prima doen: goede marge, tevreden klanten, volle agenda, en toch elke maand die knoop in de maag rond de vijfentwintigste.
Wat er werkelijk verschuift
Een factuur die twee weken blijft liggen, verschuift je hele keten twee weken op. Je leverancier wil wel op tijd betaald worden. Je personeel ook. Dus overbrug je dat gat, en de goedkoopste manier om dat te doen is meestal je eigen spaargeld, gevolgd door een rekening-courant, gevolgd door de duurdere varianten. Wie stelselmatig twee weken achterloopt, financiert in feite zijn klanten met werkkapitaal dat hij nergens voor terugkrijgt.
De tweede verschuiving is minder zichtbaar. Als je krap zit, ga je anders onderhandelen. Je accepteert eerder een tarief dat je eigenlijk te laag vindt, omdat de opdracht nu geld binnenbrengt. Je durft minder makkelijk nee te zeggen tegen een klant die te veel vraagt. Dat is de duurste post op de hele lijst, en hij staat nergens in je administratie.
De wet helpt meer dan de meeste ondernemers denken
Sinds 1 juli 2022 mogen grote ondernemingen die zakendoen met mkb-bedrijven en zzp’ers geen langere betaaltermijn dan dertig dagen afspreken. Staat er toch zestig dagen in het contract, dan geldt van rechtswege alsnog dertig, en over de dagen daarna mag je wettelijke handelsrente rekenen. De Rijksoverheid heeft die regel juist ingevoerd omdat kleine leveranciers structureel de bank speelden voor hun grote afnemers.
In de praktijk beroept bijna niemand zich erop. Begrijpelijk: je wilt de relatie niet op scherp zetten. Maar er zit een middenweg tussen niets zeggen en een incassobureau inschakelen, en die middenweg begint bij je eigen proces.
Zo pak je het aan
- Factureer op de dag dat het werk af is, niet aan het eind van de maand. Verzamelfacturen voelen netjes maar kosten je gemiddeld twee weken. Bij doorlopende opdrachten factureer je wekelijks of per fase.
- Zet je betaaltermijn op veertien dagen in plaats van dertig. Dat mag, het is jouw voorwaarde, en de meeste klanten betalen gewoon binnen de termijn die er staat.
- Stuur een herinnering op dag vijftien, niet op dag dertig. Kort en zonder verontschuldiging: factuurnummer, bedrag, vervaldatum, en de vraag wanneer je de betaling kunt verwachten.
- Bel op dag eenentwintig. Een telefoontje levert vaker binnen de week geld op dan drie mails. Vraag niet of ze de factuur ontvangen hebben, maar wanneer hij in de betaalrun zit. Dat is een andere vraag en hij geeft je een datum.
- Spreek bij nieuwe klanten boven een bepaald bedrag een aanbetaling af. Vijfentwintig procent vooraf is in veel branches normaal en filtert meteen de partijen die sowieso krap zitten.
- Meet elk kwartaal je gemiddelde betaaltermijn per klant. Niet gevoelsmatig, maar uit je boekhouding. Je zult zien dat het probleem meestal bij twee of drie namen zit, niet bij iedereen.
De klant die altijd te laat is
Bijna elk bedrijf heeft er een. Vaak is het een grote naam, en dat is precies waarom hij ermee wegkomt. Mijn advies, en dat is een mening: reken die klant door alsof zijn betaalgedrag een korting is die je hem geeft. Betaalt hij structureel zestig dagen in plaats van veertien, dan financier je hem anderhalve maand. Zet daar een percentage op en tel dat op bij je tarief voor de volgende opdracht.
Twee dingen kunnen dan gebeuren. Hij gaat sneller betalen, of hij accepteert het hogere tarief. In beide gevallen ben je beter af. Zegt hij de samenwerking op, dan verlies je een klant die je feitelijk geld kostte. Dat voelt naar, maar het is geen verlies.
Waar het proces meestal stukloopt
Niet bij de klant, maar bij jezelf. Factureren is administratief werk dat geen enkele voldoening geeft, en het concurreert met werk dat wel leuk is. Wie het aan het eind van de week doet, doet het aan het eind van de maand, en wie het aan het eind van de maand doet, doet het als het te druk wordt niet.
De oplossing is saai: zet het vast in je week op een moment waarop je toch niet productief bent. Vrijdagmiddag werkt bij veel ondernemers goed, omdat je dan toch geen diep werk meer doet. Wie zijn boekhouding bijhoudt in hetzelfde blok, houdt het beter vol dan wie het over de week uitsmeert.
Let ook op je factuur zelf. Ontbreekt er een gegeven, dan gaat hij door de betaalcontrole heen en komt er twee weken later terug. Een compleet sjabloon scheelt meer vertraging dan een strengere aanmaning.
Wat het oplevert
Bedrijven die hun betaaltermijn van veertig naar twintig dagen brengen, merken dat vooral aan iets anders dan hun saldo. Ze gaan rustiger onderhandelen. Ze nemen minder opdrachten aan die eigenlijk niet passen. Ze durven de klant die te veel vraagt eerder los te laten. Dat verandert je bedrijf meer dan welke groeistrategie ook, en het kost je niets dan een vast uur per week.
Je vraagt niet om een gunst als je op tijd betaald wilt worden. Je vraagt om wat er in de afspraak staat, en dat is een groot verschil.