Het moment dat je iemand aanneemt, voelt als een mijlpaal. Je bent niet langer alleen, je kunt werk uit handen geven en je bedrijf kan eindelijk groeien voorbij je eigen agenda. Wat minder feestelijk voelt, is de stapel regels die er tegelijk bij komt. Het goede nieuws is dat het een overzichtelijke stapel is, als je de volgorde aanhoudt. Het meeste moet geregeld zijn voordat je nieuwe collega op de eerste dag binnenloopt.
Het stappenplan van Ondernemersplein is de officiële basis. Hieronder staat het in de volgorde waarin ik het zelf zou aanpakken, met de punten waar starters in de praktijk op vastlopen.
Het stappenplan voor je eerste werknemer
- Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Neem je voor het eerst personeel aan, dan registreer je je als werkgever. Je krijgt dan een loonheffingennummer en de formulieren om loonheffingen af te dragen. Doe dit ruim voor de startdatum, want de eerste loonaangifte volgt al na de eerste maand.
- Controleer de identiteit. Je mag alleen mensen laten werken van wie je de identiteit kent en die in Nederland mogen werken. Vraag een geldig paspoort of identiteitskaart, geen rijbewijs, en controleer foto, geldigheid en echtheidskenmerken. Een kopie gaat in je loonadministratie.
- Leg de afspraken vast in een arbeidsovereenkomst. Een contract mag mondeling, maar dat raad ik niemand aan. Zet salaris, werktijden, proeftijd, vakantiedagen en vakantiegeld op papier, en ook of er een cao of pensioenregeling geldt. Sommige gegevens moet je binnen een week na de start schriftelijk doorgeven, andere binnen een maand.
- Kijk of er een cao of verplicht pensioenfonds is. Valt je bedrijf onder een bedrijfstakpensioenfonds of een cao met pensioenafspraken, dan ben je verplicht een pensioenregeling aan te bieden. Is dat niet zo, dan is het je eigen keuze. Zoek het uit voordat je het contract opstelt, niet erna.
- Richt je loonadministratie in. Voordat iemand begint, moeten de gegevens voor de loonheffingen, de kopie van het identiteitsbewijs en een loonstaat in je administratie staan. De meeste kleine werkgevers besteden de salarisadministratie uit aan een boekhouder of salarisbureau, en voor een eerste werknemer is dat een verstandige keuze.
- Regel een arbodienst en een RI&E. Met een of meer werknemers ben je verplicht een basiscontract met een arbodienstverlener te hebben en een risico-inventarisatie en evaluatie te maken. Waarom die RI&E meer is dan een formulier, lees je in een eerder stuk op deze site.
- Denk na over verzuim. Wordt je werknemer ziek, dan betaal je als werkgever het loon door, en dat kan lang duren. Voor een klein bedrijf is dat misschien wel het grootste financiële risico van werkgeverschap. Een verzuimverzekering neemt een deel daarvan over. Kies je die niet, zet dan bewust geld opzij.
- Geef de wijziging door aan KVK. Veranderingen in je personeelsbestand geef je door via het wijzigingsformulier van KVK.
Wat het werkgeverschap je per maand extra kost
Het brutoloon is het bedrag waar iedereen naar kijkt, maar het is niet wat je werknemer je kost. Ondernemersplein deelt de kosten in vier groepen in, en dat is een handige manier om je eigen begroting op te bouwen.
| Soort kosten | Wat eronder valt | Verplicht? |
|---|---|---|
| Verplichte loonkosten | Brutoloon (minstens het minimumloon), vakantiegeld van 8 procent, kosten uit de cao | Ja |
| Werkgeverslasten | Premies werknemersverzekeringen, premies volksverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw | Ja |
| Afgesproken arbeidsvoorwaarden | Pensioenpremie, reiskosten, fiets of auto van de zaak | Pensioen soms, de rest niet |
| Overige kosten | Laptop, telefoon, werkkleding, arbodienst, verzuimverzekering, salarisadministratie | Deels |
Een exact bedrag per maand geven heeft weinig zin, want het hangt af van het loon, de cao, je sector en welke verzekering je kiest. Wat ik wel iedere startende werkgever zou aanraden, is om het brutoloon niet als eindbedrag in je begroting te zetten. Laat je boekhouder of salarisbureau vooraf een loonkostenberekening maken, met alle werkgeverslasten erin. Dan weet je welke omzet je extra nodig hebt om iemand in dienst te kunnen houden, ook in een rustige maand.
Waar het vaak misgaat
De fouten die ik het vaakst zie, zijn geen fouten in de wet maar in de planning. Iemand wordt enthousiast aangenomen, begint over twee weken, en pas dan blijkt dat het loonheffingennummer er nog niet is of dat er een cao geldt waar niemand van wist. Dat valt allemaal te voorkomen met een paar weken voorbereiding.
Een tweede valkuil is de vraag of je eigenlijk wel een werknemer nodig hebt. Soms is tijdelijke capaciteit inhuren de betere eerste stap, bijvoorbeeld als je nog niet zeker weet of het werk over een jaar ook nog zo druk is. Een vaste kracht is een verplichting voor langere tijd, en die moet je bedrijf kunnen dragen.
En als het eenmaal zover is, gun jezelf dan ook de tijd om een goede werkgever te worden. Inwerken, feedback geven en af en toe vragen hoe het gaat, dat staat in geen enkel stappenplan. Toch is het precies waarom mensen blijven, of juist vertrekken op het moment dat je het niet verwacht.