Elke ondernemer komt er vroeg of laat op uit. Doe je je administratie zelf, met een boekhoudprogramma en een avond per maand, of besteed je het uit? Er is geen wet die het voor je beslist. Pas bij grotere bedrijven is een accountant verplicht, en dan gaat het volgens Ondernemersplein om meer dan 50 werknemers, 15 miljoen euro omzet en 7,5 miljoen euro balanstotaal. Daaronder is het een afweging, en die valt bij een webdesigner met tien klanten anders uit dan bij een installateur met twee man personeel.
Wat je moet, wie het ook doet
De verplichtingen blijven bij jou liggen, ook als iemand anders de boeken bijhoudt. Je bewaart je administratie zeven jaar, en gegevens over je bedrijfspand of grond tien jaar. Wil je de zelfstandigenaftrek, dan moet je kunnen aantonen dat je aan het urencriterium van 1.225 uur voldoet. En de aangifte die een boekhouder voor je indient, blijft jouw aangifte. Gaat er iets mis, dan krijg jij de naheffing.
Dat is geen reden om alles zelf te doen. Het is wel een reden om te snappen wat er in je administratie gebeurt, ook als je het uitbesteedt. Hoe lang je wat bewaart en wat digitaal mag, staat in ons stuk over het bewaren van je administratie.
Wanneer zelf doen prima volstaat
Heb je een eenmanszaak die diensten levert, met een overzichtelijk aantal facturen per maand en weinig inkopen, dan kom je met een online boekhoudprogramma een heel eind. Je koppelt je zakelijke rekening, boekt de transacties af en het programma maakt de btw-aangifte grotendeels voor je klaar. Valt je omzet onder de grens van de kleineondernemersregeling en heb je die gekozen, dan vervalt zelfs de btw-aangifte. Of dat voor jou slim is, lees je in ons stuk over de KOR.
Zelf doen heeft een voordeel dat vaak wordt onderschat. Je ziet elke maand waar je geld heen gaat. Ondernemers die hun boekhouding zelf bijhouden, weten meestal precies welke klant laat betaalt en welke abonnementen nog lopen. Dat inzicht is geld waard, en je raakt het kwijt als je alleen eens per kwartaal een overzicht krijgt.
De eerlijke rekensom gaat over tijd. Tel de uren die je per kwartaal aan je boekhouding kwijt bent, en vermenigvuldig ze met het uurtarief dat je een klant zou rekenen. Leg dat naast een offerte van een boekhouder. Ben je goedkoper uit door het zelf te doen, en vind je het niet erg, dan is de keuze snel gemaakt. Praktische tips om het bij te houden staan in ons stuk over zzp-boekhouding bijhouden.
Wanneer een boekhouder zichzelf terugverdient
Er zijn situaties waarin uitbesteden bijna altijd loont. Ik zou in elk geval hulp zoeken als een van deze dingen voor jou geldt.
- Je hebt personeel. Loonadministratie, loonaangifte en de werkkostenregeling zijn een vak apart, en fouten komen pas maanden later boven.
- Je hebt een bv. Dan heb je een jaarrekening, vennootschapsbelasting, een salaris voor jezelf als dga en een deponeringsplicht bij de KVK.
- Je werkt met voorraad, verkoopt aan klanten in andere EU-landen of krijgt te maken met verlegde btw.
- Je staat voor een grote keuze, zoals een flinke investering of de overstap van eenmanszaak naar bv.
In al die gevallen gaat het niet om het boeken zelf, maar om de keuzes eromheen. Een investering die net in het verkeerde jaar valt, kan honderden euro’s aan investeringsaftrek kosten. Een vergeten btw-correctie levert een naheffing op, met invorderingsrente erbovenop. Een goede boekhouder ziet dat aankomen. De kosten van een boekhouder zijn bovendien gewoon zakelijke kosten, die je van je winst aftrekt.
De tussenvorm die vaak het beste werkt
Veel ondernemers kiezen een middenweg, en eerlijk gezegd vind ik dat voor de meeste zzp’ers de verstandigste. Je boekt het dagelijkse werk zelf in een programma waar je boekhouder ook in kan kijken. De boekhouder controleert per kwartaal of per jaar, maakt de jaarafsluiting en doet de aangifte inkomstenbelasting. Zo houd je het overzicht en ben je toch gedekt op de momenten waar fouten het meeste kosten.
Spreek dan wel duidelijk af wie wat doet. Wie dient de btw-aangifte in, en wanneer? Wie houdt de uren bij voor het urencriterium? Wat gebeurt er als er een vraag van de Belastingdienst komt? Juist in een gedeelde opzet valt er anders iets tussen wal en schip.
Waar je op let bij het kiezen
Iedereen mag zich boekhouder noemen. Dat is geen beschermde titel. De titels registeraccountant en accountant-administratieconsulent zijn dat wel, die horen bij leden van de beroepsorganisatie NBA. Voor een gewone zzp-administratie heb je geen accountant nodig, maar het is goed om te weten wat je inkoopt.
Vraag een boekhouder in elk geval naar ervaring met bedrijven zoals het jouwe, naar wie er concreet aan jouw dossier werkt en naar een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Laat je een vaste prijs per jaar geven, kijk dan wat daar wel en niet onder valt. Een losse vraag tussendoor of een brief van de Belastingdienst is bij sommige kantoren extra werk. Beter dat je dat vooraf weet dan bij de eerste factuur.