Een schoenendoos vol bonnetjes, een map met facturen van vijf jaar terug en een boekhoudpakket dat je eigenlijk wilt opzeggen. Vroeg of laat vraag je je af wat je daarvan nog moet bewaren. Het korte antwoord is zeven jaar, maar dat is niet het hele verhaal. De termijn begint niet altijd waar je denkt, voor sommige gegevens geldt tien jaar en niet alles mag je zomaar alleen digitaal bewaren.
Ik heb de regels van de Belastingdienst over de bewaartermijn naast elkaar gelegd. Hieronder lees je wat je bewaart, hoe lang, en wanneer je het papier echt bij het oud papier mag zetten.
Zeven jaar, en voor vastgoed tien
De hoofdregel is eenvoudig. Als ondernemer bewaar je je administratie zeven jaar. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken bewaar je tien jaar. Denk aan de koopakte van een bedrijfspand, facturen van een verbouwing of afspraken over een recht van opstal. Gebruik je de One Stop Shop voor btw op verkopen aan consumenten in andere EU-landen, dan geldt voor die gegevens ook tien jaar.
De Belastingdienst maakt daarbij onderscheid tussen basisgegevens en overige gegevens. Basisgegevens moet je altijd zeven jaar bewaren. Daaronder vallen volgens de Belastingdienst het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Voor overige gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere termijn. In de praktijk doen weinig kleine ondernemers dat, en ik zou het ook niet snel aanraden. Wat je weggooit, kun je bij een controle niet meer laten zien.
Wanneer de termijn begint te lopen
Hier gaat het vaak mis. De zeven jaar beginnen niet op de datum van een document, maar op het moment dat het zijn actuele waarde verliest. Zolang een stuk nog actueel is, hoort het gewoon bij je lopende administratie. De Belastingdienst geeft het voorbeeld van een leasecontract van vier jaar. Dat contract telt eerst vier jaar mee, en pas daarna begint de bewaartermijn van zeven jaar. In totaal bewaar je het dus elf jaar.
Hetzelfde geldt voor een huurcontract van je bedrijfsruimte, een langlopend contract met een klant of een lening. Zolang die afspraken lopen, bewaar je ze. Daarna nog eens zeven jaar.
Wat je allemaal bewaart
De wet spreekt van boeken, bescheiden en gegevensdragers die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing. Dat is breder dan alleen facturen. Een praktische lijst voor de meeste zzp’ers en mkb-bedrijven ziet er zo uit.
- Verkoop- en inkoopfacturen, inclusief bonnetjes en creditnota’s.
- Bankafschriften van je zakelijke rekening.
- Je grootboek, debiteuren en crediteuren, voorraad en loonadministratie.
- Contracten, offertes die tot een opdracht leidden en opdrachtbevestigingen.
- Kassagegevens als je een afrekensysteem gebruikt.
- Je urenregistratie, als je aftrekposten claimt die van je uren afhangen.
- Je rittenregistratie, als je die bijhoudt voor de auto van de zaak.
Die laatste twee worden vaak vergeten. Wie de zelfstandigenaftrek wil, moet kunnen aantonen dat hij aan het urencriterium voldoet. Dat bewijs hoort dus ook zeven jaar bewaard te blijven. Voor de rittenadministratie geldt hetzelfde, en hoe je die opzet lees je in het stuk over kilometerregistratie.
Een minder bekend punt staat in de brochure van de Belastingdienst over de geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht. Ook oude versies van vaste gegevens moet je bewaren. Verandert een klant van adres, dan overschrijf je in je boekhoudpakket het oude adres. Maar voor een controle kan dat oude adres juist belangrijk zijn, bijvoorbeeld om te beoordelen hoe je de btw hebt behandeld. Goede boekhoudsoftware houdt die historie zelf bij. Werk je met een eigen spreadsheet, dan moet je daar zelf op letten.
Mag je alles digitaal bewaren?
Ja, meestal wel, maar met voorwaarden. De basisregel is dat je gegevens bewaart in de vorm waarin ze in je administratie zijn gekomen. Een factuur die je als pdf ontvangt, bewaar je dus als pdf. Die hoef je niet af te drukken.
Papieren facturen en bonnetjes mag je scannen en daarna digitaal bewaren. Volgens de pagina over facturen bewaren moet de scan een juiste en volledige weergave van het origineel zijn, en moet je de administratie binnen een redelijke termijn kunnen laten controleren. Voldoe je daaraan, dan hoef je het papieren origineel niet te bewaren.
Het overzetten van papier naar digitaal heet conversie. De Belastingdienst stelt daar in de brochure een aantal eisen aan.
- Je zet alle gegevens over, niet een selectie.
- Je zet ze inhoudelijk juist over, dus leesbaar en compleet.
- De nieuwe opslag blijft de hele bewaartermijn beschikbaar.
- Je kunt de gegevens binnen redelijke tijd opvragen en leesbaar maken.
- Een controle van de omgezette gegevens kan binnen redelijke tijd plaatsvinden.
- Je bewaart hoe je hebt gecontroleerd dat de omzetting klopt.
Eén uitzondering uit diezelfde brochure is het noemen waard. De balans en de winst-en-verliesrekening moet je volgens de Belastingdienst altijd op papier bewaren. Druk je jaarstukken dus een keer af en leg ze in een map. Het omgekeerde mag juist niet zomaar. Digitale bestanden afdrukken en daarna de bestanden wissen is in principe niet toegestaan, behalve bij een heel kleine administratie en na overleg met de Belastingdienst.
Let op bij een overstap of als je stopt
Ook een overstap naar een ander boekhoudpakket is conversie. Zeg je je oude pakket op, exporteer dan eerst alles, inclusief de onderliggende boekingen en bijlagen, en controleer of je die export later nog kunt openen. Een abonnement dat afloopt, betekent vaak dat je na een tijd niet meer bij je gegevens kunt. Dan heb je formeel een probleem, ook al lag de fout bij de software.
Stop je met je bedrijf, dan stopt de bewaarplicht niet. De zeven jaar lopen gewoon door, en voor vastgoed tien. Bewaar je administratie dus ook na het uitschrijven bij de KVK op een plek waar je er later nog bij kunt.
Hoe ik het zelf zou regelen
Mijn advies is om het simpel te houden. Scan bonnetjes direct of maak er een foto van in je boekhoudapp, koppel ze aan de transactie en bewaar het papier tot je de scan hebt gecontroleerd. Maak een vaste back-up, bij voorkeur op twee plekken, zodat een kapotte schijf of een opgezegd account je niet in de problemen brengt. En ruim één keer per jaar op, bijvoorbeeld als je je jaarcijfers afrondt. Alles waarvan de bewaartermijn voorbij is, mag dan weg. Voor stukken over vastgoed reken je met tien jaar.
Meer tips om je boekhouding het hele jaar door bij te houden, lees je in het stuk over je zzp-boekhouding bijhouden. Twijfel je over een bepaald document, bel dan de BelastingTelefoon of vraag het je boekhouder. Een map te veel bewaren kost je een plank. Een map te weinig kan je bij een controle veel meer kosten.