Je koopt een nieuwe laptop, een bureaustoel of een bestelbus voor je bedrijf. Dan wil je die uitgave het liefst meteen van je winst aftrekken. Soms mag dat, maar vaak niet. Dan moet je de aankoop afschrijven en verdeel je de kosten over een paar jaar. Welke route geldt, hangt vooral af van het bedrag en van hoe lang je het spul gebruikt.
Ik leg hieronder uit hoe het werkt, op basis van de regels die de Belastingdienst over afschrijven geeft voor ondernemers in de inkomstenbelasting. Heb je een bv, dan werken de basisregels vergelijkbaar, maar laat de details dan aan je boekhouder over.
De grens van 450 euro
Het eerste onderscheid is het bedrag. Koop je een bedrijfsmiddel voor minder dan 450 euro, dan mag je het bedrag in één keer als kosten aftrekken. Een muis, een headset of een kleine printer is dus gewoon een kostenpost in het jaar waarin je hem koopt.
Kost een bedrijfsmiddel 450 euro of meer en gebruik je het langer dan een jaar, dan is het een investering. Die trek je niet in één keer af, maar schrijf je af over de jaren waarin je het gebruikt. Dat geldt voor de meeste laptops, telefoons en machines, en zeker voor een bus.
Let daarbij op de btw. Kun je de btw op de aankoop terugvragen, dan reken je met het bedrag zonder btw. Ben je vrijgesteld van btw en krijg je de btw dus niet terug, dan reken je met het bedrag inclusief btw. Een aankoop die net boven de grens zit inclusief btw, kan er voor een btw-plichtige ondernemer dus net onder vallen.
Zo reken je de afschrijving uit
De formule van de Belastingdienst is niet ingewikkeld. Je trekt de restwaarde af van de aanschafkosten en deelt dat door het aantal jaren dat je het bedrijfsmiddel naar verwachting gebruikt.
- Aanschafkosten zijn de prijs plus kosten om het bedrijfsklaar te maken, zoals installatie, min kortingen en subsidies.
- De restwaarde is wat het bedrijfsmiddel naar verwachting nog waard is als jij er klaar mee bent.
- De gebruiksduur reken je in hele jaren. Je kiest de kortste van de technische en de economische levensduur.
Er is één harde grens. Je mag per jaar maximaal 20 procent van de aanschafkosten afschrijven. Voor goodwill is dat 10 procent. Dat betekent dat je ook een laptop die je zelf maar drie jaar meegaat, zonder restwaarde in feite over minimaal vijf jaar afschrijft. Dat voelt niet logisch, maar zo zijn de regels.
Koop je iets halverwege het jaar, dan schrijf je in het eerste jaar maar een deel af. De Belastingdienst geeft het voorbeeld van een machine die je op 1 oktober koopt. In dat jaar schrijf je drie twaalfde van het jaarbedrag af.
Laptop of bus, wat is het verschil?
Een laptop boven de 450 euro schrijf je af zoals hierboven. Reken met een realistische restwaarde, voor de meeste laptops is die na een paar jaar laag. Gebruik je de laptop ook privé, dan mag je alleen het zakelijke deel meenemen.
Een bestelbus is een groter verhaal. Daar speelt de restwaarde een veel grotere rol, omdat een bus na vijf jaar meestal nog flink wat waard is. Reken je met een te lage restwaarde, dan schrijf je te snel af en kan dat bij een controle worden teruggedraaid. Een bestelbus is fiscaal ook iets anders dan een personenauto, en dat verschil telt bij de aftrek die ik hieronder bespreek. Rijd je in de stad, kijk dan ook naar de regels voor de zero-emissiezone voordat je een bus kiest. Een bus die je over twee jaar de stad niet meer in mag, heeft een andere restwaarde dan je nu denkt.
Extra aftrek bovenop het afschrijven
Investeer je in een jaar een behoorlijk bedrag, dan krijg je bovenop de afschrijving vaak nog een extra aftrekpost. Dat is de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, afgekort KIA. Je trekt dan een percentage van je totale investeringen in dat boekjaar af van je winst, los van de afschrijving.
Voor 2026 geldt volgens de tabel van de Belastingdienst dat je in totaal tussen 2.901 en 398.236 euro moet investeren om recht te hebben op de KIA. Investeer je tussen 2.901 en 71.683 euro, dan is de aftrek 28 procent van het investeringsbedrag. Daarboven geldt eerst een vast bedrag en daarna een aflopende aftrek.
Een paar regels om te onthouden.
- Alleen bedrijfsmiddelen van 450 euro of meer tellen mee voor het totaal.
- Personenauto’s die niet bedoeld zijn voor beroepsvervoer vallen erbuiten. Een bestelbus valt daar niet onder en telt dus wel mee.
- Ook grond, woonhuizen en goodwill zijn uitgesloten.
- Koop je iets van je partner, je ouders of je kinderen, of breng je iets uit je privévermogen in, dan heb je in principe geen recht op de aftrek.
De volledige lijst staat op de pagina geen recht op investeringsaftrek. Verkoop of schenk je bedrijfsmiddelen binnen vijf jaar na het begin van het jaar waarin je ze kocht, en zijn ze samen meer dan 2.900 euro waard, dan moet je volgens de Belastingdienst een deel van de aftrek terugbetalen. Dat heet de desinvesteringsbijtelling.
Wanneer je koopt, maakt uit
Dit punt wordt vaak over het hoofd gezien. Omdat de KIA per boekjaar wordt berekend, kan de timing van een aankoop het verschil maken. Zit je dit jaar net onder de drempel van 2.901 euro, dan kan een investering die je toch van plan was naar voren halen je over de grens tillen. Andersom heeft het weinig zin om in december dure spullen te kopen alleen voor de afschrijving. Door de tijdsevenredige berekening schrijf je dan in het eerste jaar maar een twaalfde af.
Mijn advies is om eind oktober een moment te nemen en je investeringen van dit jaar op te tellen. Kijk wat je nog wilt aanschaffen en of dat je over een drempel helpt. Bespreek het met je boekhouder als het om grotere bedragen gaat. En werk je vanuit huis, kijk dan meteen of je recht hebt op aftrek voor je werkruimte aan huis, want daar gelden weer eigen regels.
De kern blijft simpel. Onder de 450 euro trek je het in één keer af. Daarboven schrijf je af, met maximaal 20 procent per jaar, en zodra je investeringen in een jaar boven de drempel uitkomen, pak je de KIA er gewoon bij. Wie dat bijhoudt, laat geen aftrek liggen.