Bijna elke zzp-er die thuis werkt, stelt zich vroeg of laat dezelfde vraag. Die kamer boven is toch mijn kantoor, dus waarom zou ik de kosten ervan niet van mijn winst aftrekken? Het eerlijke antwoord is dat dat in de meeste gevallen niet mag. Er is wel een uitzondering, en die is strenger dan veel ondernemers denken. Hieronder lees je waar de grens ligt, hoe je zelf toetst of je eronder valt en wat je wel altijd mag aftrekken.
Een werkkamer thuis blijft meestal privé
De Belastingdienst is er duidelijk over. Kosten voor een werkruimte in je eigen woning zijn volgens de Belastingdienst meestal niet aftrekbaar. Een bureau in de hoek van de woonkamer telt niet, en een slaapkamer die je hebt omgebouwd tot kantoor ook niet. Ook al werk je er vijf dagen per week en staat er geen bed meer.
Daar zit een gedachte achter die ik best kan volgen. Een werkkamer in een gewoon huis blijft onderdeel van je woning. Je kunt hem morgen weer als logeerkamer gebruiken, en de fiscus wil niet dat iedereen met een laptop op zolder een deel van zijn huur of hypotheek als bedrijfskosten opvoert. Vervelend als je echt elke dag daar zit, maar het is wel helder.
De uitzondering heet zelfstandige werkruimte
Aftrek is wel mogelijk als je een zogeheten zelfstandige werkruimte hebt die je intensief gebruikt om je inkomen te verdienen. Dat is een ruimte die duidelijk los staat van de rest van het huis. De Belastingdienst kijkt daarbij naar drie dingen.
- Heeft de ruimte een eigen ingang of opgang?
- Heeft de ruimte eigen sanitaire voorzieningen, zoals een toilet en een kraan?
- Zou je de ruimte aan iemand anders kunnen verhuren?
Denk aan een praktijkruimte met een eigen deur aan de zijkant van het huis, een verbouwde garage met eigen toilet, of een tuinkantoor met water en een eigen toegang. Een werkkamer op de eerste verdieping waar je via de gang en de trap van het gezin moet, komt daar zelden aan toe.
Daarna nog een inkomenstoets
Heb je zo’n zelfstandige ruimte, dan ben je er nog niet. Je moet de ruimte ook echt intensief gebruiken, en dat wordt gemeten aan je inkomen. Hoe die toets precies uitpakt, hangt af van of je nog ergens anders een werkplek hebt.
- Je hebt geen werkruimte buiten de deur. Dan moet je minstens 30 procent van je arbeidsinkomen in de werkruimte zelf verdienen, en minstens 70 procent in of vanuit die ruimte.
- Je hebt ook elders een werkplek, bijvoorbeeld bij een opdrachtgever of in een bedrijfsverzamelgebouw. Dan moet je minstens 70 procent van je arbeidsinkomen in de werkruimte thuis verdienen.
Die tweede variant is voor veel zzp-ers het struikelblok. Wie drie dagen per week bij een opdrachtgever op locatie zit, haalt die 70 procent thuis bijna nooit. Een fotograaf die op locatie werkt maar thuis een studio met eigen ingang heeft, of een fysiotherapeut met een praktijk aan huis, maakt meer kans. Het loont om je eigen weekritme eens eerlijk naast deze percentages te leggen voordat je iets in je aangifte zet.
Voldoe je aan de eisen, dan mag je een deel van de werkelijke huisvestingskosten van je winst aftrekken. Bij een huurwoning gaat het dan om een deel van de huur en van gas, water en licht.
Een eigen woning in je ondernemingsvermogen
Er is nog een route, en die geldt voor een kleinere groep. Ben je eigenaar van de woning en heb je die woning in je ondernemingsvermogen opgenomen, dan kun je volgens de Belastingdienst ook bij een niet-zelfstandige werkruimte kosten aftrekken. Dat komt weinig voor, en het heeft gevolgen voor de rest van je belastingen (denk aan de hypotheekrenteaftrek en wat er gebeurt als je het huis later verkoopt). Dit is een keuze om met je boekhouder te maken, niet iets om zelf op een avond in te vullen.
Zelf checken met het hulpmiddel van de Belastingdienst
Twijfel je, dan is het hulpmiddel werkruimte in de woning van de Belastingdienst een goed startpunt. Je beantwoordt een paar vragen over je woning, of je huurt of koopt en hoe je de ruimte gebruikt, en krijgt te zien of aftrek in jouw situatie mogelijk is. Het kost tien minuten en het voorkomt dat je een aftrekpost opvoert die bij een controle sneuvelt.
Mijn advies is om de uitkomst te bewaren bij je administratie, samen met een plattegrond of een paar foto’s van de ruimte. Kom je wel in aanmerking, dan kun je dat later laten zien. Kom je er niet voor in aanmerking, dan weet je in elk geval waarom.
Wat je wel altijd mag aftrekken
Dat de ruimte zelf meestal privé blijft, betekent niet dat thuiswerken je niets oplevert. De spullen waarmee je werkt, zijn gewoon zakelijk. Een bureau, een goede bureaustoel, een beeldscherm, je laptop en de software die je voor je werk gebruikt, horen bij je onderneming. Kleinere aankopen boek je direct als kosten, duurdere schrijf je af over een aantal jaren. Hoe je zo’n plek prettig en gezond inricht, lees je in ons stuk over een werkplek die echt werkt.
Ook een zakelijk telefoonabonnement en het zakelijke deel van je internetverbinding vallen onder je bedrijfskosten. Houd wel bij welk deel zakelijk is, want een abonnement dat het hele gezin gebruikt is niet ineens volledig aftrekbaar.
Is een werkplek buiten de deur dan slimmer?
Soms wel. Huur je een flexplek, een kamer in een bedrijfsverzamelgebouw of een plek in een coworkingruimte, dan zijn die kosten gewoon zakelijk. Geen inkomenstoets, geen discussie over een eigen ingang. Voor wie thuis niet aan de eisen komt en toch een vaste werkplek wil, is dat vaak de eenvoudigste oplossing, en het scheidt werk en privé ook letterlijk. Wat zo’n stap verder met je werkdag doet, beschreven we eerder in van keukentafel naar een werkplek buiten de deur.
Let er wel op dat een vaste plek elders de inkomenstoets thuis zwaarder maakt. Je kiest dus in de praktijk voor het een of het ander, en dat is een afweging die je beter eenmaal goed maakt dan elk jaar opnieuw.
Kort samengevat
- Een gewone werkkamer of werkplek in huis levert geen kostenaftrek op.
- Een zelfstandige werkruimte met eigen ingang, eigen sanitair en verhuurbaarheid kan dat wel, mits je de inkomenstoets haalt.
- Inventaris, apparatuur en software voor je werk zijn altijd zakelijk.
- Gebruik het hulpmiddel van de Belastingdienst en bewaar de uitkomst bij je administratie.
Twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan na bij je boekhouder of de Belastingdienst voordat je de aangifte indient. Een aftrekpost die achteraf wordt geschrapt, kost je meer dan het voordeel dat je ermee dacht te halen.