Er komt in bijna elk eenmansbedrijf een moment waarop de keukentafel niet meer voldoet. Meestal is dat niet omdat je slechter werkt, maar omdat er iets bijkomt: een klant die langs wil komen, een medewerker, voorraad die ergens moet staan, of simpelweg een huisgenoot die ook thuiswerkt en ook belt. Vanaf dat moment ga je nadenken over een plek buiten de deur, en dan blijkt dat er veel meer smaken zijn dan alleen thuis of een eigen pand.
Het lastige aan die keuze is dat de opties op verschillende dingen scoren. De ene is het goedkoopst maar het minst representatief, de andere is direct beschikbaar maar bindt je voor jaren. Wie ze op één punt vergelijkt, meestal de prijs, komt er vrijwel altijd verkeerd uit. Daarom staan ze hieronder op dezelfde zes punten naast elkaar.
Vijf werkplekken, dezelfde vragen
| Werkplek | Vaste lasten | Hoe lang zit je eraan vast | Klanten ontvangen | Concentratie | Wat er nog bij komt |
|---|---|---|---|---|---|
| Thuis, eigen kamer | Het laagst, je betaalt de ruimte toch al | Nergens aan vast | Zelden gepast, en niet iedereen wil klanten in huis | Hoog als de deur dicht kan, laag als hij dat niet kan | Inrichting, verlichting, geluidsisolatie |
| Flexplek op strippenkaart | Per dagdeel of per dag, alleen als je komt | Niet, je koopt losse dagen | Meestal wel, vaak tegen bijbetaling voor een ruimte | Wisselend, je zit elke keer ergens anders | Reistijd, koffie, parkeren |
| Vaste plek in een coworkingruimte | Maandbedrag, meestal inclusief internet en koffie | Vaak per maand opzegbaar | Ja, en het staat verzorgd | Redelijk, mits er stilteplekken zijn | Reistijd, en soms extra voor vergaderruimte |
| Eigen kantoor in een bedrijfsverzamelgebouw | Maandhuur plus servicekosten | Contract van maanden tot jaren | Ja, met een eigen deur en je naam erop | Hoog, je hebt een eigen ruimte | Meubilair, verzekering, internet, schoonmaak |
| Eigen bedrijfsruimte of loods | Het hoogst, plus energie en onderhoud | Meerjarig, soms met borg | Ja, en je kunt er ook voorraad en werkplaats kwijt | Hoog, maar je bent er wel alleen | Alles zelf regelen, van internet tot een koffieapparaat |
Wat in die tabel het snelst onderschat wordt, is de kolom over binding. Ondernemers vergelijken vrijwel altijd het maandbedrag, terwijl de looptijd van het contract veel meer over je risico zegt. Een plek die per maand opzegbaar is en tweemaal zoveel kost als een plek waar je drie jaar aan vastzit, is in een bedrijf dat nog groeit vaak de goedkopere keuze. Je betaalt dan namelijk voor de mogelijkheid om je te vergissen, en die mogelijkheid is in de eerste jaren veel geld waard.
Begin bij de reden, niet bij de ruimte
De vraag die je vooraf beantwoordt, is welk probleem je oplost. Ik zie ondernemers een kantoor huren omdat ze het gevoel hebben dat het erbij hoort, en vervolgens zitten ze er drie dagen per week alleen terwijl ze thuis prima werkten. Dat is een dure manier om je bedrijf serieus te laten voelen.
Er zijn grofweg vier redenen die een plek buiten de deur echt rechtvaardigen. De eerste is scheiding: je krijgt het thuis niet meer uit je hoofd, en dat gaat ten koste van je gezin of je nachtrust. De tweede is ontvangst: je klanten komen langs en je huiskamer past daar niet bij. De derde is ruimte: er moet spullen, apparatuur of voorraad staan. De vierde is mensen: er komt iemand bij en die kan niet aan jouw eettafel zitten.
Alleen bij die eerste reden is een goedkope oplossing vaak al genoeg. Een strippenkaart voor twee dagen per week bij een coworkingplek in de buurt geeft je de scheiding zonder dat je vaste lasten oplopen. Ga je vervolgens merken dat je die twee dagen structureel opmaakt en dat je er meer wilt zijn, dan heb je een onderbouwing voor een vaste plek, en dan is die stap geen gok meer maar een conclusie.
Wat er bij het rekenen wordt vergeten
Bij het vergelijken van kosten kijken de meeste ondernemers naar de huur en houden ze daarmee op. In de praktijk zit er een tweede laag onder, en die is bij elk van de vijf opties anders.
Reistijd is de grootste. Een plek op twintig minuten rijden kost je bij drie dagen per week ruim twee uur per week, en die uren zijn niet declarabel. Zet dat naast het maandbedrag en de rangorde in de tabel kan zomaar omdraaien. Parkeren telt daar direct bij op, zeker in een binnenstad, en het is een post die in vrijwel geen enkele afweging opduikt.
Daarnaast is er de inrichting. Een eigen kantoor is leeg als je de sleutel krijgt. Bureau, stoel, kast, verlichting, een scherm en een fatsoenlijke internetverbinding zijn eenmalige uitgaven die je in de eerste maand doet, en die staan niet in het huurbedrag. Bij een coworkingplek zit dat er meestal wel in, en dat is precies het verschil dat de maandprijs verklaart. Welke onderdelen van zo’n inrichting echt uitmaken voor hoe je werkt, staat in zo richt je een werkplek in die echt werkt voor jou.
En dan zijn er de zakelijke en fiscale kanten die per situatie verschillen: wat je van een werkruimte mag opvoeren, hoe dat zit bij een ruimte in je eigen woning, en welke voorwaarden er in een huurcontract voor bedrijfsruimte staan. Daar is geen algemene regel voor die op iedereen past, en het verschilt bovendien per rechtsvorm. Leg dat voor aan je boekhouder of adviseur voordat je tekent, en kijk voor de basisinformatie bij de Kamer van Koophandel. Dat is een gesprek van een half uur dat je een jaar aan gedoe kan besparen.
De tussenoplossing die vaak het beste werkt
In de praktijk zie ik de meeste ondernemers uiteindelijk uitkomen op een combinatie, en dat staat in geen enkele brochure. Thuis werken op de dagen dat je moet produceren, een flexplek of coworkingruimte op de dagen dat je klanten spreekt of overleg hebt, en een vergaderruimte per uur huren op het moment dat er echt iemand langskomt. Dat is administratief iets rommeliger, maar het is de goedkoopste manier om zowel concentratie als representativiteit te hebben.
Wat daarbij helpt, is dat je spullen mobiel maakt. Wie op drie plekken werkt, moet zijn werk mee kunnen nemen zonder dat het een verhuizing wordt, en dat gaat verder dan een laptop in een tas. Hoe klein je dat kunt maken, staat in je kantoor past tegenwoordig in een koffer.
Blijft de vraag of je überhaupt beter werkt buiten de deur. Dat is per persoon anders, en de meningen daarover lopen sterker uiteen dan het onderzoek suggereert; die afweging staat uitgebreider in thuiswerken versus kantoor. Mijn eigen conclusie na jaren beide te hebben gedaan: de plek maakt minder uit dan de vraag of je er weg kunt lopen als je klaar bent. Dat is precies wat een werkplek buiten de deur je geeft, en het is ook het enige wat je thuis met geen enkele investering koopt.