Een fles wijn voor je beste klant, een doos bonbons voor de aannemer die je altijd snel helpt, een mooi notitieboek met je logo voor je relaties. Aan het eind van het jaar gaan er bij veel bedrijven heel wat cadeaus de deur uit. Dat zijn zakelijke kosten, maar ze zijn niet zomaar aftrekbaar. Voor de inkomsten of vennootschapsbelasting en voor de btw gelden aparte regels, en die lopen in de praktijk nogal eens door elkaar.
Relatiegeschenken zijn beperkt aftrekbaar
Volgens Ondernemersplein van de KVK horen relatiegeschenken bij de kosten met een gemengd karakter. Ze zijn deels zakelijk, maar er zit volgens de fiscus ook een persoonlijk element in. Daarom mag je ze maar beperkt aftrekken van je winst. Dezelfde regel geldt voor representatiekosten, zoals een zakenlunch, een receptie of een congres.
Als ondernemer in de inkomstenbelasting heb je twee mogelijkheden. Je kunt een drempel gebruiken, die volgens de Belastingdienst in 2025 en 2026 op 5.700 euro ligt. Alles wat je samen aan deze kosten maakt onder die grens, is niet aftrekbaar, alles erboven wel. Of je kiest ervoor om 80 procent van al deze kosten af te trekken. Je mag elk jaar kiezen wat voor jou gunstiger uitvalt.
Welke methode past bij jou?
| Situatie | Gunstigste keuze | Waarom |
|---|---|---|
| Je geeft weinig uit aan geschenken, lunches en recepties | 80 procent | Onder de drempel van 5.700 euro mag je bij de drempelmethode niets aftrekken |
| Je geeft veel meer uit dan de drempel | Reken beide uit | Bij hoge bedragen kan de drempel gunstiger worden dan 80 procent |
| Je hebt een bv | Andere regels | In de vennootschapsbelasting is het percentage 73,5 procent en geldt een andere drempel |
Voor de meeste zzp’ers en kleine mkb-bedrijven is de rekensom snel gemaakt. Zij blijven met alle geschenken, etentjes en borrels samen ruim onder de 5.700 euro, en dan is de 80 procentregel de enige manier om er iets van af te trekken. Wie als bv werkt, laat het zijn boekhouder uitrekenen, want daar spelen de loonsom en de keuze tussen drempel en percentage samen.
De btw-grens van 227 euro per relatie
Bij de btw werkt het anders, en hier gaat het per ontvanger. Je mag de btw op relatiegeschenken aftrekken zolang je per relatie in een kalenderjaar niet meer dan 227 euro exclusief btw aan geschenken uitgeeft. Ga je over die grens, dan vervalt de aftrek op alles wat je die relatie dat jaar gaf, niet alleen op het deel erboven.
Een voorbeeld maakt dat duidelijk. Geef je een klant in de zomer een etentje ter waarde van 150 euro en met kerst een pakket van 100 euro, dan zit je samen boven de 227 euro. De btw op beide is dan niet meer aftrekbaar. Daarom is het verstandig om per relatie bij te houden wat je hem of haar in een jaar gaf. Een eenvoudig lijstje in je boekhouding volstaat.
Er is een uitzondering die veel ondernemers niet kennen. Geef je een geschenk aan een ondernemer die zelf de btw volledig zou mogen aftrekken als hij het had gekocht, dan geldt de grens van 227 euro in principe niet. Bij geschenken aan particulieren, aan zorgverleners of aan anderen zonder btw-aftrek telt hij wel. Twijfel je, ga dan uit van de grens.
Personeel telt apart
Een kerstpakket voor je eigen medewerkers is geen relatiegeschenk. Daarvoor gelden de regels van de werkkostenregeling, en voor de btw dezelfde grens van 227 euro, maar dan per medewerker. Hoe dat zit met de vrije ruimte, lees je in ons stuk over een kerstpakket onbelast geven.
Zo houd je het overzichtelijk
- Boek relatiegeschenken op een eigen grootboekrekening, los van kantoorkosten of marketing.
- Noteer bij elke uitgave voor wie het cadeau was.
- Tel voor je volgende geschenk even op wat die relatie dit jaar al kreeg.
- Bewaar de bonnen bij de administratie, ook van kleine aankopen.
Weggevertjes met je logo, zoals pennen en kalenders, horen bij de reclamekosten en zijn gewoon aftrekbaar. Dat onderscheid is handig. Een stapel bedrukte notitieboeken voor iedereen die je zaak bezoekt is reclame. Een fles wijn voor die ene trouwe klant is een relatiegeschenk.
Ik vind relatiegeschenken nog altijd een van de mooiste manieren om een klant te bedanken. Een kleine, goed gekozen attentie blijft beter hangen dan een duur pakket. En het is fiscaal ook nog eens het verstandigst om onder die 227 euro te blijven.