Wie in december een kerstpakket wil uitdelen, bestelt het meestal in oktober of november. Dat is ook het moment om even stil te staan bij de belasting. Een kerstpakket is voor de fiscus gewoon loon, en of het je medewerker of jou iets kost, hangt af van één ding. Past het binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling of niet?
Een kerstpakket is loon in natura
Alles wat je personeel van je krijgt naast het salaris, telt in principe mee als loon. Dat geldt voor een fiets, een bon en ook voor een doos met wijn, kaas en een theedoek. De werkkostenregeling (WKR) geeft je de ruimte om zulke extra’s onbelast te geven, zonder dat je medewerker er loonbelasting over betaalt. Daarvoor moet je het kerstpakket wel aanwijzen als eindheffingsloon. Dat betekent dat jij als werkgever de belasting voor je rekening neemt, en dat het pakket niet meer op de loonstrook van je medewerker drukt. Volgens Ondernemersplein van de KVK moet die aanwijzing gebeuren voordat je het pakket geeft.
Voor een kerstpakket bestaat geen aparte vrijstelling, zoals die er wel is voor bijvoorbeeld reiskosten of een opleiding. Het pakket gaat dus altijd ten koste van je vrije ruimte. Zolang die ruimte groot genoeg is, betaal je niets. Ga je eroverheen, dan betaal je 80 procent eindheffing over het deel dat boven de vrije ruimte uitkomt.
Hoe groot is je vrije ruimte?
De vrije ruimte is een percentage van je totale fiscale loonsom over het hele jaar. De percentages verschillen per jaar.
| Jaar | Over de eerste 400.000 euro loonsom | Over de loonsom daarboven |
|---|---|---|
| 2025 | 2,00 procent | 1,18 procent |
| 2026 | 2,00 procent | 1,18 procent |
| 2027 (gepland) | 2,16 procent | 1,18 procent |
De cijfers voor 2025 en 2026 komen van de Belastingdienst, het geplande percentage voor 2027 staat in het overzicht van Rendement. Heb je in 2026 een loonsom van 250.000 euro, dan is je vrije ruimte 5.000 euro voor het hele jaar. Met vijftien medewerkers en een kerstpakket van 60 euro per persoon gebruik je daarvan 900 euro.
Waar het in de praktijk misgaat
Het kerstpakket zelf is zelden het probleem. Het probleem is dat het in december komt, aan het eind van het jaar, als de vrije ruimte al deels op is. Een personeelsuitje in juni, een cadeaubon bij een jubileum, een bijdrage aan de sportschool, een etentje na een drukke periode, het telt allemaal op. Ik zie te vaak dat ondernemers pas bij het afrekenen ontdekken dat het kerstpakket net over de grens ging. Over dat laatste stuk betaal je dan dus 80 procent extra.
Kijk daarom nu even terug op wat je dit jaar al aan extra’s hebt gegeven. Je salarisadministrateur of boekhouder kan dat meestal snel uit de administratie halen. Blijkt er weinig ruimte over, dan kun je het pakket kleiner maken of een deel naar januari schuiven, als het in het nieuwe jaar valt en de ruimte dan opnieuw begint.
Gebruikelijk en gelijk verdeeld
Er zit nog een voorwaarde aan de vrije ruimte. Wat je geeft, moet gebruikelijk zijn. Een kerstpakket van normale omvang voor iedereen is dat zonder twijfel. Het wordt anders als je één medewerker een veel duurder pakket geeft dan de rest. De Belastingdienst gaat ervan uit dat extra’s tot 2.400 euro per medewerker per jaar gebruikelijk zijn. Daarboven moet je kunnen uitleggen waarom het in jouw bedrijf of branche normaal is.
Geef je alleen jezelf als dga een royaal kerstpakket, dan ligt dat dus gevoeliger dan wanneer je personeel hetzelfde krijgt. Mijn advies is simpel. Geef iedereen hetzelfde, of maak het verschil klein en uitlegbaar.
En de btw?
Je mag de btw op een kerstpakket voor je personeel aftrekken, maar er zit een grens aan. Geef je een medewerker in een jaar voor meer dan 227 euro exclusief btw aan geschenken en andere voordelen, dan vervalt de btw-aftrek op alles wat die medewerker dat jaar van je kreeg. Een gewoon kerstpakket blijft daar ruim onder. Telt het op met andere cadeaus en voorzieningen, kijk dan even mee.
Wanneer reken je af?
Je hoeft de eindheffing niet direct in december te betalen. Je berekent na afloop van het jaar of je binnen je vrije ruimte bent gebleven. Zat je eroverheen, dan geef je de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte loonheffingen over het tweede tijdvak van het volgende jaar. Bij een maandaangifte is dat de aangifte over februari.
Wil je in 2027 iets veranderen aan wat je personeel krijgt, kijk dan ook naar wat er rond de personeelskorting en de werkkostenregeling op tafel ligt. Voor dit jaar is de rekensom overzichtelijk. Weet hoeveel ruimte je hebt, wijs het pakket op tijd aan, en geef het met een gerust hart.