Normaal reken je btw over je omzet, je klant betaalt die aan jou en jij draagt hem af. Bij btw verleggen draait dat om. Je stuurt een factuur zonder btw en je klant geeft de btw zelf aan bij de Belastingdienst. Dat klinkt als minder werk, en voor de leverancier is het dat ook. Maar wie verlegt terwijl het niet mag, of juist btw rekent waar hij had moeten verleggen, krijgt de rekening later alsnog. Hieronder lees je wanneer het moet, hoe je factuur eruitziet en waar het vaak misgaat.
Wat btw verleggen precies is
Bij de verleggingsregeling verschuift de plicht om btw te betalen van de leverancier naar de afnemer. Je brengt dus geen btw in rekening, maar je klant (altijd een ondernemer) geeft die btw op in zijn eigen aangifte. Gebruikt hij wat hij bij jou afneemt voor belaste omzet, dan mag hij diezelfde btw in dezelfde aangifte weer aftrekken. Per saldo betaalt hij niets. Zo legt de Belastingdienst het uit.
Het idee erachter is fraude voorkomen. In sectoren waar onderaannemers verdwenen voordat ze de btw hadden afgedragen, haalt de fiscus het geld liever op bij de partij die blijft. Dat verklaart ook waarom de regeling juist in die branches geldt.
Wanneer je btw moet verleggen
Verleggen is geen keuze. Je doet het als de wet het voorschrijft, en anders niet. De Belastingdienst noemt een reeks situaties. Dit zijn de gevallen die een gewone mkb-ondernemer het vaakst tegenkomt.
- Onderaanneming en personeel uitlenen. Ben je onderaannemer in de bouw, scheepsbouw, schoonmaak of groenvoorziening, of leen je daar personeel uit? Dan verleg je de btw naar de aannemer of inlener. Het gaat alleen om fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen, zoals bouwen, slopen, onderhouden, herstellen en schoonmaken.
- Zakendoen met het buitenland. Lever je diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verleg je in veel gevallen de btw naar die klant. Andersom kan de btw naar jou verlegd zijn als je inkoopt bij een buitenlandse ondernemer zonder vaste inrichting in Nederland.
- Mobiele telefoons, chips, spelcomputers, laptops en tablets. Verkoop je die aan een andere ondernemer in Nederland voor 10.000 euro of meer exclusief btw per goederensoort per levering, dan verleg je. Ook als je die order over meerdere facturen spreidt.
- Afval en oude materialen. Denk aan metaalresten, of glas en papier voor hergebruik.
Daarnaast noemt de Belastingdienst onder meer onroerende zaken, executieverkopen, goud, emissierechten, gas- en elektriciteitscertificaten en telecommunicatiediensten tussen ondernemers. De volledige lijst staat op de pagina wanneer btw verleggen.
Wanneer het juist niet mag
Hier zit de helft van de fouten. Bij onderaanneming geldt de regeling niet voor ontwerpwerk van bijvoorbeeld architecten en tekenaars, en ook niet voor bewaking of verhuur. Doe je het werk grotendeels (meer dan de helft) in je eigen werkplaats, of werk je aan een product dat je zelf aan de hoofdaannemer hebt verkocht, dan verleg je evenmin. Werk je rechtstreeks voor een particulier, dan is verleggen per definitie uitgesloten, want een particulier doet geen btw-aangifte.
Een timmerman die bij een aannemer een kozijn plaatst, verlegt dus. Dezelfde timmerman die in zijn werkplaats een kast maakt en die bij de aannemer aflevert, rekent gewoon btw. Ik zou bij elke nieuwe opdracht in de bouw even die vraag stellen, want hetzelfde vak kan twee kanten op vallen.
Zo ziet je factuur eruit
Een factuur met verlegde btw voldoet aan alle gewone factuureisen. Daarbovenop gelden drie dingen. Je zet ‘btw verlegd’ op de factuur, je vermeldt het btw-identificatienummer van je klant (het nummer met de landcode ervoor, zoals NL) en je vermeldt de vergoeding per btw-tarief, alsof de btw niet was verlegd.
Een voorbeeld van een onderaannemer die stucwerk doet voor een aannemer.
- Jouw naam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer
- Naam en adres van de aannemer, plus zijn btw-identificatienummer (NL gevolgd door de cijfers)
- Factuurnummer en factuurdatum
- Omschrijving, bijvoorbeeld stucwerk woning project Dorpsstraat, week 41
- Vergoeding, 4.000 euro, tarief 21 procent
- Btw, 0 euro, met de vermelding ‘btw verlegd’
- Te betalen 4.000 euro
Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan staat er ook ‘btw verlegd’ op, met het buitenlandse btw-nummer van je klant. Controleer dat nummer vooraf. De Belastingdienst wil kunnen vaststellen wie je afnemer is. Lukt dat niet, dan heb je volgens de fiscus de regeling ten onrechte toegepast en kan de btw bij jou worden nageheven.
Wat je in je btw-aangifte invult
Heb jij de btw verlegd naar een Nederlandse klant, dan vul je die omzet in bij rubriek 1e. Ging het naar een ondernemer in een ander EU-land, dan komt de omzet in rubriek 3b, of in 3c bij installatie en afstandsverkopen. Is er btw naar jou verlegd, dan vul je de vergoeding en het btw-bedrag in bij rubriek 2 als het om een binnenlandse verlegging gaat, of bij rubriek 4 bij prestaties vanuit het buitenland. De btw die je zelf hebt betaald op inkoop voor het werk, trek je gewoon af als voorbelasting. Twijfel je over het invullen, kijk dan ook naar onze uitleg over de btw-aangifte op tijd en goed doen.
Veelgemaakte fouten
- Toch btw rekenen. Heb je ten onrechte btw op de factuur gezet terwijl je had moeten verleggen, dan moet je die btw volgens de Belastingdienst toch aangeven en betalen. Je klant mag hem niet aftrekken en vraagt om een gecorrigeerde factuur. Dat kost jullie allebei gedoe.
- Verleggen waar het niet mag. Bijvoorbeeld bij werkplaatswerk of ontwerp. Dan heb je te weinig btw afgedragen en volgt een naheffing.
- Het btw-nummer van de klant vergeten. Zonder dat nummer is je factuur niet compleet en loop je het risico dat de verlegging wordt afgekeurd.
- Denken dat de klant verantwoordelijk is. De btw is wel verlegd, maar jij blijft verantwoordelijk voor de vraag of dat terecht was. Zoek het dus vooraf uit, niet achteraf.
- Omzet in de verkeerde rubriek. Verlegde omzet hoort niet bij je gewone omzet in rubriek 1a.
Mijn advies is simpel. Zet in je boekhoudsoftware een apart factuursjabloon klaar voor verlegde btw, met het veld voor het btw-nummer van je klant verplicht. Dan hoef je er bij elke factuur niet meer over na te denken. En twijfel je bij een opdracht of verleggen van toepassing is, vraag het dan na bij je boekhouder of bij de BelastingTelefoon voordat je de eerste factuur stuurt.