Het derde kwartaal zit erop, en dat betekent dat de btw-aangifte over juli, augustus en september eraan komt. De Belastingdienst noemt 31 oktober 2026 als uiterste datum, en dat geldt voor de aangifte én voor de betaling. Die datum valt dit jaar op een zaterdag. Mijn advies is simpel: zorg dat alles uiterlijk vrijdag 30 oktober binnen is, en liefst een week eerder.
Want dat is waar het in de praktijk misgaat. Niet bij het invullen zelf, dat is voor de meeste zzp’ers en kleine bedrijven een kwartier werk, maar bij het uitstellen. Je weet dat het moet, je schuift het voor je uit, en op de laatste dag blijkt er een inkoopfactuur te ontbreken of werkt je inlog niet. Hieronder loop ik de aangifte stap voor stap met je door, zodat je hem deze maand rustig afrondt.
Stap 1: zet je administratie over het kwartaal op orde
Een aangifte is zo goed als de administratie eronder. Begin dus niet in het aangifteportaal, maar in je boekhouding. Loop deze punten na voordat je ook maar één bedrag invult.
- Alle verkoopfacturen met een factuurdatum tussen 1 juli en 30 september 2026 staan erin, ook die nog niet betaald zijn.
- Alle inkoopfacturen uit dezelfde periode zijn verwerkt, met de btw apart zichtbaar.
- Je bankmutaties zijn gekoppeld aan facturen, zodat je ziet of er niets dubbel of juist niet in staat.
- Bonnetjes van kleine aankopen (tanken, kantoorartikelen, een lunch met een klant) zijn gefotografeerd en geboekt.
Let op dat het om de factuurdatum gaat en niet om het moment waarop je klant betaalt. Heb je in september een factuur verstuurd die pas in november wordt betaald, dan hoort de btw toch in deze aangifte. Dat voelt oneerlijk, want je schiet het voor, maar zo werkt het stelsel voor de meeste ondernemers. Juist daarom loont een buffer in je bedrijf waar de btw gewoon in blijft staan tot hij weg moet.
Gebruik je een boekhoudpakket, dan staat het btw-overzicht per kwartaal er meestal al klaar. Werk je met een spreadsheet, tel dan de omzet en btw per tarief bij elkaar op. In onze tips voor het bijhouden van je zzp-boekhouding lees je hoe je dat het hele jaar door bijhoudt, zodat het kwartaal geen zoekplaatje wordt.
Stap 2: inloggen en de aangifte openen
De aangifte doe je in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Volgens de uitleg van de Belastingdienst log je daar in met DigiD, eHerkenning of een Europees erkend inlogmiddel. Als eenmanszaak kom je meestal met DigiD binnen, een bv heeft eHerkenning nodig. Check dit niet pas op de laatste dag. Een verlopen eHerkenning-middel aanvragen kost tijd, en die heb je dan niet.
Veel boekhoudprogramma’s kunnen de aangifte ook rechtstreeks insturen. Dat scheelt overtypen, maar kijk wel even mee wat er wordt verstuurd. Een verkeerd ingestelde btw-code in je pakket gaat net zo goed mee als een goede.
Stap 3: de rubrieken invullen
De aangifte is opgedeeld in rubrieken. Voor een gemiddelde dienstverlener in Nederland zijn er maar een paar echt van belang.
- Rubriek 1a is voor leveringen en diensten in Nederland tegen het hoge tarief. Hier vul je je omzet en de btw daarover in. Voor de meeste zzp’ers is dit de belangrijkste regel.
- Rubriek 1b geldt voor het lage tarief, bijvoorbeeld als je bepaalde producten verkoopt of diensten levert die onder dat tarief vallen.
- Rubrieken 3 en 4 gaan over zakendoen met het buitenland. Werk je voor een klant in een ander EU-land, dan komt die omzet hier terecht in plaats van bij 1a.
- Rubriek 5a telt de verschuldigde btw uit de eerdere rubrieken op, dat doet het systeem voor je.
- Rubriek 5b is de voorbelasting, de Nederlandse btw die je zelf hebt betaald op zakelijke inkopen. Die trek je af.
Onderaan zie je wat je moet betalen of terugkrijgt. Twijfel je bij een rubriek, kijk dan in de toelichting op de btw-aangifte die de Belastingdienst erbij levert. Zit je onder de omzetgrens en gebruik je de kleineondernemersregeling, dan doe je in principe geen btw-aangifte, maar controleer dat dan wel in je eigen gegevens.
Stap 4: betalen, en wat er gebeurt als je te laat bent
Na het versturen zie je onderaan het overzicht de betaalgegevens. De Belastingdienst noemt daar iDEAL als betaalmogelijkheid. Het geld moet op de uiterste datum binnen zijn, niet alleen verstuurd. Een overboeking op de laatste vrijdag is dus krap.
Ben je te laat, dan hanteert de Belastingdienst een coulancetermijn van zeven kalenderdagen. Komt je aangifte daarna binnen, dan volgt volgens de pagina over aangifteverzuim een boete van 82 euro (bedrag 2026). Voor te laat betalen geldt een aparte boete van 3 procent van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van 50 en een maximum van 6.709 euro. Had je de vorige keer ook al te laat betaald, dan krijg je die boete zelfs binnen de coulancetermijn.
Kun je het bedrag echt niet ophoesten, doe dan wél op tijd aangifte. Een aangifte zonder betaling is een ander probleem dan helemaal geen aangifte, en het eerste is beter op te lossen.
Stap 5: een fout ontdekt na het versturen
Het gebeurt iedereen. Een inkoopfactuur die in de verkeerde map stond, een creditnota die je vergat. De regels daarvoor zijn helder. Gaat het om 1.000 euro of minder, dan verwerk je de correctie in je eerstvolgende aangifte, in de rubriek waar het bedrag normaal had gestaan. Is het meer, dan dien je volgens de Belastingdienst binnen acht weken na het ontdekken van de fout een suppletie in, het formulier Suppletie btw. Je kunt een aangifte tot vijf jaar na afloop van het jaar nog corrigeren.
Ik zou daar niet mee wachten tot de volgende aangifte als het om meer dan dat bedrag gaat. De termijn van acht weken loopt vanaf het moment dat jij het weet, en dat is lastig te bewijzen als je het maanden laat liggen.
Mijn werkwijze voor deze maand
Zet nu een blok van een uur in je agenda, ergens in de week van 12 oktober. Dan heb je het kwartaal volledig binnen, kun je ontbrekende facturen nog opvragen en is er tijd voor een inlogprobleem. Wie de data voor het hele jaar wil zien, vindt die in ons overzicht met deadlines voor de btw-aangifte in 2026. Na deze aangifte volgt nog het vierde kwartaal, met 31 januari 2027 als uiterste datum. Heb je je administratie nu op orde, dan is die in januari een stuk lichter.