Wie deze week heeft getankt, weet het al. Benzine was nog nooit zo duur. De adviesprijs voor Euro95 staat sinds zaterdag op 2,732 euro per liter, en diesel kost precies hetzelfde, meldt NU.nl op basis van cijfers van UnitedConsumers. Inmiddels is de prijs aan de pomp weer een fractie gezakt, maar van echte verlichting is geen sprake. Voor een consument is dat vervelend. Voor een zzp’er of mkb-bedrijf dat elke dag met een bus of auto naar klanten rijdt, is het een kostenpost die stilletjes je marge opeet, zolang je hem niet in je prijs verwerkt.
Waarom de prijs voorlopig hoog blijft
De oorzaak ligt ver weg en is niet snel opgelost. Door de oorlog in het Midden-Oosten zijn raffinaderijen in de regio zwaar beschadigd. Volgens brancheclub NOVE kan het nog maanden duren voordat de productie van diesel hersteld is. De aangekondigde levering van Russische diesel aan de Verenigde Staten zou de prijs wat kunnen drukken, maar NOVE schat het effect op hooguit een paar centen. Ook Trouw laat zien dat bedrijven het al merken. In een peiling van technologiefederatie FME onder ruim honderd leden zegt bijna de helft dat de winstgevendheid onder druk staat, en ruim een vijfde heeft al investeringen uitgesteld.
Mijn conclusie daaruit is simpel. Reken niet op een snelle daling, en ga er ook niet van uit dat dit een kwestie van een paar weken is. Wie nu nog rekent met de brandstofprijs van een jaar geleden, werkt een deel van de tijd gratis.
Je kilometerprijs opnieuw uitrekenen
De meeste ondernemers kennen hun uurtarief tot op de euro, maar hebben geen idee wat een kilometer ze kost. Dat is precies waar deze prijsstijging verdwijnt. De brandstof per kilometer reken je zo uit. Deel de literprijs door het aantal kilometers dat je op een liter rijdt.
Een voorbeeld met de huidige adviesprijs. Een bestelbus die 1 op 10 rijdt, kost met diesel van 2,732 euro ruim 27 cent brandstof per kilometer. Rijd je 1 op 14, dan is dat ongeveer 19,5 cent. Belangrijker is wat elke stijging doet. Bij een bus van 1 op 10 kost iedere tien cent per liter extra je precies een cent per kilometer. Dat klinkt als niets, tot je het vermenigvuldigt. Rijd je 30.000 zakelijke kilometers per jaar, dan is tien cent per liter samen 300 euro, en dertig cent al 900 euro, zonder dat er een klant meer of minder is.
Brandstof is overigens maar een deel van je echte kilometerprijs. Afschrijving, verzekering, onderhoud, banden en motorrijtuigenbelasting horen er ook bij. Die vaste kosten verdeel je over het aantal kilometers per jaar. Als je een nette kilometerregistratie bijhoudt, heb je die cijfers al. Dan is het een kwestie van een uur rekenen in plaats van gokken.
Hoe je het doorberekent zonder gedoe met klanten
Hier gaat het bij veel ondernemers mis. Niet in het rekenen, maar in het durven. Toch zijn er een paar nette manieren, en welke past, hangt af van hoe je nu factureert.
Werk je met voorrijkosten of een kilometervergoeding op de factuur, dan is het eenvoudig. Pas het bedrag aan en meld het je vaste klanten vooraf, met de reden erbij. Een korte mail waarin je zegt dat de brandstofprijs op een record staat en dat je voorrijkosten per 1 november met een paar euro stijgen, wekt zelden weerstand. Iedereen tankt zelf ook.
Zit reiswerk in je uurtarief of vaste prijs verstopt, dan ligt het lastiger. Een tariefsverhoging alleen vanwege brandstof voelt groot voor de klant, terwijl het voor jou om een klein percentage gaat. Een alternatief is om voortaan reistijd en kilometers apart te noemen. Dan is zichtbaar waar het geld heen gaat, en de volgende keer dat de prijs schommelt, hoef je niet je hele tarief te heroverwegen. Welk prijsmodel bij je dienst past, is hier ook een goede vraag om jezelf opnieuw te stellen.
Voor langlopende contracten en offertes is een brandstofclausule het overwegen waard. Je spreekt dan af dat de reiskosten meebewegen met de adviesprijs boven een bepaald niveau. In het transport is dat al heel gewoon. Voor een installateur of hovenier met vaste onderhoudscontracten kan het ook, zolang je de formule eenvoudig houdt en de referentieprijs openbaar is. Neem zo’n afspraak dan wel op in je offerte of algemene voorwaarden, en niet achteraf.
Wat je verder zelf in de hand hebt
Doorberekenen is één kant. De andere kant is minder kilometers maken voor hetzelfde werk. Afspraken per regio clusteren scheelt vaak meer dan een paar cent per liter. Daarnaast loont het om te kijken waar je tankt. De adviesprijs geldt vooral langs de snelweg, en onbemande stations zitten daar meestal flink onder.
Werk je met personeel dat met de eigen auto rijdt, kijk dan ook naar de reiskostenvergoeding. Die is bij een kilometervergoeding tot een vast bedrag onbelast, maar bij deze prijzen dekt dat bedrag voor veel werknemers de werkelijke kosten niet meer. Of je daar iets extra’s tegenover zet, is een keuze, maar het is wel een gesprek dat je personeel waarschijnlijk zelf al met je wil voeren.
Het belangrijkste advies is eigenlijk het saaiste. Reken het één keer goed uit, en zet een datum in je agenda om het over drie maanden opnieuw te doen. Brandstof is geen vaste kostenpost meer, dus behandel hem ook niet zo.