Een kilometerregistratie bijhouden is voor veel ondernemers zo’n klus die pas urgent wordt als de boekhouder ernaar vraagt. Dan begint het reconstrueren uit de agenda, en dat is precies wat je wilt voorkomen. Of je een rittenadministratie nodig hebt, hangt vooral af van de auto waarin je rijdt. Hieronder staat wanneer het moet, wat erin hoort en hoe je het jezelf makkelijk maakt.
Rijd je in een auto van de zaak?
Staat de auto op naam van je onderneming, of rijd je in een lease- of huurauto voor je bedrijf, dan is de hoofdregel dat je een bedrag voor privégebruik verrekent met de autokosten. Dat is de bijtelling. Je ontkomt daar alleen aan als je kunt aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Dat staat zo op de pagina over privégebruik auto van de Belastingdienst, en de rittenregistratie is het gebruikelijke bewijs.
Een paar dingen die ondernemers vaak niet weten.
- Woon-werkverkeer telt voor de inkomstenbelasting als zakelijke kilometers. De rit naar je eigen kantoor of werkplaats eet dus niet van je 500 privékilometers.
- Als ondernemer kun je geen verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Die is er voor werknemers. Jij bewijst het met je administratie.
- De regels gelden ook voor bijna alle bestelauto’s. Alleen bestelauto’s die bijna uitsluitend geschikt zijn voor goederenvervoer vallen erbuiten.
Houd je geen rittenregistratie bij, of klopt hij niet, dan verreken je de bijtelling met je autokosten. Andere bewijsmiddelen mogen in principe ook, maar in de praktijk is een sluitende registratie het enige wat bij een controle overeind blijft. Wil je weten hoe de fiscus de auto van de zaak verder belast, lees dan ook ons stuk over de pseudo-eindheffing.
Wat er in de rittenregistratie moet
De Belastingdienst is precies over de inhoud. Op de pagina over de rittenregistratie staat wat je vastlegt.
Over de auto
- merk en type
- kenteken
- de periode waarin je de auto gebruikte
Per rit
- de datum
- de begin- en eindstand van de kilometerteller
- het vertrek- en aankomstadres
- de route, als je niet de gebruikelijke weg neemt
- of de rit zakelijk of privé was
- de omrijkilometers als je onderweg privé iets doet, zoals boodschappen op de terugweg van een klant
Voor bestelauto’s mag het eenvoudiger, mits je zakelijke adressen in je administratie staan. Dat scheelt, maar ook dan moet het geheel controleerbaar zijn.
Rijd je zakelijk in je eigen auto?
Dan is het een ander verhaal. Gebruik je een auto die privé van jou is voor zakelijke ritten, dan mag je in 2026 volgens de Belastingdienst 0,25 euro per kilometer van je winst aftrekken (in 2024 en 2025 was dat 0,23 euro). Brandstof, verzekering, tol en parkeren trek je dan niet apart af, want die zitten in dat bedrag.
Je hoeft dan niet de grens van 500 privékilometers aan te tonen, maar je moet wel kunnen laten zien hoeveel zakelijke kilometers je hebt gereden. Mijn ervaring is dat een simpel overzicht met datum, bestemming, doel van de rit en het aantal kilometers ruim volstaat. Wie dat niet bijhoudt, laat geld liggen, want een schatting achteraf durf je meestal niet hoog genoeg te zetten.
Zo houd je het bij zonder er last van te hebben
Er zijn grofweg drie manieren, en ze verschillen vooral in hoeveel discipline ze vragen.
- Handmatig, in een notitieboekje in de auto of een spreadsheet. Goedkoop, maar je moet het elke rit doen. Wie het een week laat liggen, krijgt het niet meer kloppend.
- Een app op je telefoon die ritten via gps vastlegt. Jij geeft daarna per rit aan of hij zakelijk of privé was. Veel boekhoudpakketten hebben zo’n functie al ingebouwd, dus kijk eerst wat je eigen pakket kan.
- Een kastje in de auto dat elke rit automatisch registreert. Dat is de meest betrouwbare route voor wie de 500 kilometer wil aantonen.
Leveranciers van zulke systemen hebben samen een keurmerk ontwikkeld, het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Gebruik je een systeem met dat keurmerk, dan aanvaardt de Belastingdienst dat de administratie volledig en betrouwbaar is, zo staat op de pagina over het keurmerk voor rittenregistratie. Verplicht is het niet, en de Belastingdienst kan nog steeds controleren of een rit echt zakelijk was. Maar voor wie veel rijdt, vind ik het de rust waard.
Waar het in de praktijk misgaat
De meeste fouten zitten niet in de techniek maar in de gewoontes. Een rit naar de bouwmarkt voor privéspullen die als zakelijk wordt gemarkeerd. Een partner die de auto in het weekend gebruikt zonder dat het genoteerd wordt. Een vakantierit die één keer de 500 kilometer in één klap opmaakt. Juist omdat de grens zo laag ligt, is één vergeten rit al genoeg om in de bijtelling te vallen.
Plan daarom elke maand een kwartier om je ritten na te lopen, net zoals je je bonnetjes verwerkt. Wie toch al zijn uren bijhoudt voor het urencriterium, kan dat moment mooi combineren.