Vraag tien ondernemers hoeveel geld ze opzij hebben staan voor als het tegenzit, en je krijgt tien keer een antwoord dat begint met “ongeveer”. Dat is precies het probleem. Een buffer die je niet hebt uitgerekend, is geen buffer maar een saldo, en een saldo geeft je geen enkele informatie over hoe lang je het volhoudt als er een maand geen geld binnenkomt.
Het vervelende is dat je dat pas merkt op het moment dat je het nodig hebt. Een grote klant die wegvalt, een periode ziekte, een machine die stukgaat, een klant die niet betaalt: dat zijn geen uitzonderlijke gebeurtenissen, dat zijn dingen die in elk ondernemersleven een paar keer voorkomen. Het verschil tussen een vervelende maand en een acuut probleem zit bijna altijd in wat er op de rekening stond toen het gebeurde.
Hieronder staat geen algemeen advies met een getal erin, want dat getal bestaat niet. Wat er wel staat, is de rekensom in zes stappen. Pak je bankafschriften van de afgelopen drie maanden erbij, schrijf de uitkomsten op, en je hebt aan het eind een bedrag dat voor jouw bedrijf klopt in plaats van voor een gemiddelde ondernemer die niet bestaat.
De rekensom in zes stappen
Tel je vaste zakelijke lasten per maand op. Alles wat doorloopt als je nul opdrachten hebt: huur van je werkplek, verzekeringen, abonnementen op software, telefoon, leasetermijnen, boekhouder, bankkosten, hosting. Neem het gemiddelde over drie maanden en rond naar boven af, want de posten die je vergeet zijn er altijd.
Vul in: __________ euro per maand.
Tel daarbij op wat je privé maandelijks aan je bedrijf onttrekt. Dit is de stap die de meeste ondernemers overslaan, terwijl het bij een eenmanszaak vaak de grootste post is. Als er drie maanden niets binnenkomt, moet je thuis nog steeds de hypotheek of huur, de boodschappen en de energie betalen. Kijk naar wat je gemiddeld per maand hebt opgenomen, niet naar wat je zou willen opnemen.
Vul in: __________ euro per maand.
Bepaal je maandbedrag. Tel stap 1 en stap 2 bij elkaar op. Dit is wat één maand stilstand je kost. Voor de meeste ondernemers is dit getal hoger dan ze verwachtten, en dat is meteen het nuttigste moment van de hele oefening.
Vul in: __________ euro per maand.
Kies je aantal maanden. Hier komt geen vuistregel aan te pas maar je eigen situatie. Hoe lang duurt het in jouw vak gemiddeld tussen een eerste gesprek en de eerste factuur? Werk je met veel kleine klanten of met twee grote? Heeft je partner een inkomen? Heb je een verzekering voor arbeidsongeschiktheid en na hoeveel tijd betaalt die uit? Een consultant met een pijplijn van drie maanden en één grote opdrachtgever heeft een langere periode te overbruggen dan een kapper met honderd klanten per maand.
Vul in: __________ maanden.
Vermenigvuldig, en trek eraf wat al vaststaat. Maandbedrag maal aantal maanden geeft je doelbuffer. Trek daar vervolgens van af wat je nu daadwerkelijk vrij beschikbaar hebt. Let op: geld dat al bestemd is voor de belasting is niet vrij, ook al staat het op dezelfde rekening. Dat is de belangrijkste rekenfout in de hele oefening en de reden dat ondernemers denken dat ze een buffer hebben terwijl ze eigenlijk de fiscus aan het financieren zijn.
Vul in: doelbuffer __________ euro, nu vrij beschikbaar __________ euro, tekort __________ euro.
Deel het tekort door het aantal maanden dat je jezelf gunt. Dat is je maandelijkse inleg. Als dat bedrag onhaalbaar is, verleng je de periode in plaats van dat je de doelbuffer verlaagt. Een buffer die je in twee jaar opbouwt, is een buffer. Een doel dat je verlaagt omdat het anders niet lukt, is een wens.
Vul in: __________ euro per maand, gedurende __________ maanden.
Waarom drie potjes beter werken dan één rekening
De grootste praktische fout die ik ondernemers zie maken, is dat alles op één rekening staat. Omzet, belastinggeld, buffer en werkkapitaal door elkaar, en dan afgaan op het saldo. Dat werkt niet, want je saldo is het hoogst vlak nadat er een grote factuur is betaald en dat is precies het moment waarop je een uitgave doet die je eigenlijk niet kon doen.
Wat wel werkt, is scheiden. Een rekening waar de omzet binnenkomt en waar de vaste lasten vanaf gaan. Een aparte spaarrekening voor wat je opzij zet voor de belasting, waar je nooit aankomt. En een derde rekening voor de buffer, het liefst bij een bank waar je niet dagelijks in je app kijkt, want zichtbaar geld is uitgegeven geld.
Hoeveel je voor de belasting moet reserveren, hangt af van je rechtsvorm, je winst en je persoonlijke situatie, en dat verandert bovendien per jaar. Laat dat percentage vaststellen door je boekhouder in plaats van het te schatten, en kijk voor de officiële informatie bij de Belastingdienst. Wat wel voor iedereen geldt: doe die overboeking op de dag dat een factuur binnenkomt en niet aan het eind van de maand. Wie het uitstelt, gebruikt het.
Het bijhouden hoort daarbij. Zonder een administratie die klopt, weet je niet wat er van de omzet echt van jou is, en dan is elke buffer een gok. De praktische kant daarvan staat in de tips voor zzp-boekhouding bijhouden.
Sneller vullen zonder meer omzet
Er is een aantal manieren om je buffer te laten groeien die niets te maken hebben met harder werken. De eerste is eerder factureren. Elke week die je een factuur laat liggen, is een week dat jouw geld bij je klant staat, en het optellen daarvan is voor veel ondernemers een fors bedrag. Wat dat uitstel werkelijk kost, staat in de stille kosten van te laat factureren.
De tweede is werken met een aanbetaling of met deelfacturen bij langere trajecten. Dat is geen wantrouwen richting de klant maar gewoon hoe de meeste sectoren werken, en het haalt het gat weg tussen jouw kosten en jouw inkomsten. De derde is de simpelste: elke keer dat er een grote factuur binnenkomt, gaat er direct een vast bedrag naar de bufferrekening voordat je iets anders doet. Wie wacht tot het eind van de maand, boekt over wat er over is, en dat is per definitie te weinig.
En dan de vierde, die niemand leuk vindt: kijk je vaste lasten door. Abonnementen die niemand meer gebruikt, software waar je één functie van nodig hebt, een leasecontract dat groter is dan je rijgedrag. Elke euro die je daar weghaalt, verlaagt je maandbedrag uit stap 3 en daarmee je hele doelbuffer. Dat is de enige knop in deze rekensom die twee keer werkt.
Wanneer je hem gebruikt
Tot slot iets waar zelden over wordt gesproken: een buffer is bedoeld om op te maken. Ik ken ondernemers die met een goed gevulde reserve toch een dure lening namen omdat ze “er niet aan wilden komen”, en dat is de omgekeerde wereld. Spreek voor jezelf af waarvoor hij is: het overbruggen van een periode zonder omzet, een onvoorziene vervanging, of een klant die niet betaalt terwijl je kosten doorlopen. Wat je in dat laatste geval kunt doen, staat overigens in hoe je een sterke basis bouwt zonder te haasten.
Waar hij niet voor is: een investering die je eigenlijk wilt doen, of een dip die drie kwartalen duurt. Dat eerste financier je apart, en dat tweede is geen liquiditeitsprobleem maar een signaal dat er iets aan je bedrijf moet veranderen. Een buffer koopt je tijd om dat rustig uit te zoeken, en dat is precies waarvoor je hem hebt.