Bij IT-beveiliging denk je aan laptops, wachtwoorden en phishingmails. De printer in de hoek van het kantoor staat zelden op het lijstje. Toch is dat apparaat allang geen domme drukmachine meer. Een moderne multifunctional zit aan je netwerk, heeft een eigen harde schijf, bewaart gescande documenten en praat met de cloud. Daarmee is hij ook een ingang voor wie kwaad wil.
Waarom de printer een risico is
MT/Sprout beschrijft in een stuk met een printerfabrikant hoe de printer is uitgegroeid tot een van de slimste apparaten op kantoor, inclusief beveiliging die bestand moet zijn tegen de quantumcomputers van de toekomst. Dat laatste klinkt ver weg, en voor de meeste mkb-bedrijven is het dat ook. Het onderliggende punt is wel actueel. Een apparaat dat zo veel kan, kan ook veel lekken.
Een printer is in feite een kleine computer. Hij draait software, heeft een beheerpagina die je via de browser opent en staat vaak jarenlang ongemoeid in het netwerk. Juist dat maakt hem kwetsbaar. Wie de laptop netjes bijwerkt maar de printer vergeet, laat de achterdeur open terwijl de voordeur op slot zit.
Waar het in de praktijk misgaat
De risico’s zijn minder spectaculair dan een hack in een film, maar daardoor juist herkenbaar.
- Het standaardwachtwoord van de beheerpagina is nooit veranderd, en dat staat gewoon in de handleiding online.
- De software van de printer is al jaren niet bijgewerkt, terwijl de fabrikant beveiligingslekken heeft gedicht.
- Gescande documenten en printopdrachten blijven op de interne schijf staan, ook als het apparaat wordt ingeruild.
- Een vertrouwelijk document ligt een halfuur in de uitvoerbak voordat de eigenaar het ophaalt.
- Scannen naar e-mail werkt via een account met een wachtwoord dat iedereen kent.
Vooral dat ingeleverde apparaat wordt vaak vergeten. Een geleasede printer gaat na een paar jaar terug naar de leverancier, met alles wat erop staat. Denk aan loonstroken, contracten, paspoortkopieën van klanten. Onder de AVG ben jij verantwoordelijk voor die gegevens, ook als ze in een printer zitten.
Wat je vandaag nog regelt
- Log in op de beheerpagina en verander het standaardwachtwoord in een sterk, uniek wachtwoord.
- Zet automatische updates van de printersoftware aan, of zet een vast moment in de agenda om ze te installeren.
- Schakel functies uit die je niet gebruikt, zoals oude protocollen, faxen of toegang van buitenaf.
- Zet beveiligd afdrukken aan, waarbij een document pas uit de printer komt als je je pincode of pasje invoert.
- Controleer of de interne schijf versleuteld is en of oude opdrachten automatisch worden gewist.
Zit je met een groter kantoor, zet de printer dan in een apart deel van het netwerk, los van de computers met gevoelige gegevens. Je IT-leverancier kan dat meestal in een middag regelen.
Wat je vraagt bij aanschaf of lease
Het beste moment om dit goed te regelen is voordat het apparaat binnenkomt. Stel bij een nieuwe printer of een nieuw leasecontract een paar vragen.
| Vraag | Waarom het ertoe doet |
|---|---|
| Hoe lang krijgt dit model beveiligingsupdates? | Een printer gaat vaak vijf jaar of langer mee, de updates moeten dat ook doen |
| Is de interne opslag versleuteld? | Bij diefstal of inruil zijn de gegevens dan niet zomaar leesbaar |
| Wat gebeurt er met de schijf als het contract afloopt? | Vraag om een bewijs dat de gegevens zijn gewist of de schijf is vernietigd |
| Ondersteunt hij beveiligd afdrukken met pincode of pas? | Zo blijven geen vertrouwelijke documenten in de bak liggen |
| Wie beheert het apparaat, jij of de leverancier? | Dan weet je wie verantwoordelijk is voor updates en instellingen |
Klein beginnen is genoeg
Je hoeft geen beveiligingsexpert te zijn om dit te regelen. Een sterk wachtwoord en bijgewerkte software dichten al het grootste deel van de risico’s. Ik merk dat veel ondernemers de printer zien als iets van de leverancier, en dat is precies de denkfout. Het apparaat staat in jouw kantoor, met jouw gegevens erop.
Wil je een bredere stap zetten in de beveiliging van je zaak, kijk dan of je in aanmerking komt voor de subsidie voor cyberweerbaarheid. En hoe snel een storing in je systemen je hele bedrijf kan raken, lees je in ons stuk over je zaak draaiende houden na een cyberincident. De printer is geen groot project, maar wel een plek waar je met een paar instellingen veel wint.