Het urencriterium klinkt als iets voor je boekhouder, tot het bij de aangifte ineens over geld gaat. Haal je het, dan heb je recht op de zelfstandigenaftrek en andere ondernemersaftrekken. Haal je het net niet, of kun je het niet aantonen, dan vallen die aftrekposten weg. En de meeste zzp’ers onderschatten hoeveel van hun uren eigenlijk meetellen, terwijl ze overschatten hoe goed ze die uren kunnen bewijzen.
In dit stuk loop ik na wat de regel precies is, welke indirecte uren je mag meerekenen en hoe je een urenregistratie opzet die een controle doorstaat. Alles wat hier over de regel zelf staat, komt van de uitleg van de Belastingdienst over het urencriterium.
Wat het urencriterium precies vraagt
De regel bestaat uit twee voorwaarden. Je besteedt minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming. En je besteedt meer tijd aan je onderneming dan aan andere werkzaamheden, zoals een baan in loondienst.
Die tweede voorwaarde is de valkuil voor wie naast een parttimebaan onderneemt. Werk je 24 uur per week in loondienst, dan kun je met 1.300 uur aan je bedrijf toch nog tekortkomen, omdat je meer uren in je baan steekt. Voor starters is er een uitzondering. Was je in een van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer, dan hoef je niet aan die tweede voorwaarde te voldoen. Je moet dan wel de 1.225 uur halen.
Twee bijzondere situaties noemt de Belastingdienst apart. Wie wegens zwangerschap het werk onderbreekt, mag over in totaal 16 weken de niet-gewerkte uren toch meetellen. En voor de startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid geldt een verlaagd criterium van 800 uur.
Waarom het ertoe doet? De zelfstandigenaftrek en de startersaftrek horen bij de ondernemersaftrek, en daarvoor is het urencriterium de toegangspoort. Over de startersaftrek valt overigens niet lang meer te rekenen. In het Belastingplan 2027 staat die op de nominatie om grotendeels te verdwijnen.
Welke indirecte uren meetellen
Hier zit de winst voor veel zzp’ers. De Belastingdienst is duidelijk dat niet alleen de uren tellen die je aan een klant factureert. Alle uren die je aan je onderneming besteedt, tellen mee. Als voorbeelden noemt de Belastingdienst het maken van offertes, het bijhouden van je administratie en het bouwen van je zakelijke website.
Als je daar even over nadenkt, valt er veel meer onder dan je denkt. In mijn eigen week zit bijvoorbeeld tijd voor dingen als deze.
- Acquisitie, dus gesprekken met potentiële klanten, offertes schrijven en een pitch voorbereiden.
- Administratie, zoals facturen maken, je boekhouding bijwerken en de btw-aangifte doen.
- Marketing, bijvoorbeeld je website, je LinkedIn-profiel en het schrijven van content voor je bedrijf.
- Vakkennis bijhouden, met een cursus of vakliteratuur die direct over je werk gaat.
- Voorbereiding en nawerk van opdrachten die je niet apart in rekening brengt.
- Onderhoud van je gereedschap, apparatuur of software.
De grens trekt de Belastingdienst bij beschikbaarheid. Uren waarin je alleen bereikbaar bent, tellen niet. Het voorbeeld dat de Belastingdienst zelf geeft, is een ondernemer die in het weekend dag en nacht telefonisch bereikbaar is voor storingen. Komt er een storing en ben je daar vier uur mee bezig, dan tellen die vier uur. De rest van het weekend niet.
Dezelfde redenering zou ik aanhouden voor twijfelgevallen. Een netwerkborrel waar je actief klanten spreekt, is werk voor je onderneming. Een avond scrollen langs vacatures op een opdrachtenplatform is lastiger te verdedigen. De vraag die je jezelf steeds kunt stellen, is of je dit uur aan je bedrijf hebt besteed, en of je dat achteraf kunt laten zien.
Zo houd je je uren aantoonbaar bij
De Belastingdienst gaat er niet van uit dat je de uren hebt gemaakt. Je moet ze aannemelijk maken, bijvoorbeeld met je agenda, offertes, urenbriefjes en facturen. Bij een controle wil een inspecteur dus meer zien dan een getal op je aangifte.
Ik heb in de loop der jaren een paar gewoontes ontwikkeld die het me makkelijk maken.
- Registreer dagelijks, niet achteraf. Een urenstaat die in december in één avond is ingevuld, ziet er ook zo uit. Een paar minuten aan het eind van elke werkdag is genoeg.
- Noteer per blok wat je deed. Niet alleen “3 uur”, maar “3 uur offerte en voorbereiding voor klant X”. Een omschrijving maakt een uur controleerbaar.
- Splits declarabel en niet-declarabel. Zo zie je in een oogopslag hoeveel indirecte uren je maakt, en dat helpt ook bij het bepalen van je tarief.
- Laat je registratie aansluiten op andere stukken. Als je agenda een klantafspraak toont en je facturen een opdracht, moet je urenstaat daar niet mee botsen.
- Bewaar het bewijs bij je administratie. Agenda-exports, offertes en verzonden mails zijn het materiaal waarmee je een twijfelachtig jaar onderbouwt. Bewaar ze net zo zorgvuldig als je bonnetjes.
Een eenvoudige spreadsheet volstaat, maar de meeste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers hebben ook een urenregistratie ingebouwd. Dat heeft als voordeel dat je uren en facturen op één plek staan. Meer over het inrichten van je administratie lees je in de tips voor je zzp-boekhouding.
Reken halverwege het jaar alvast door
Een praktische tip om mee af te sluiten. 1.225 uur per jaar komt neer op iets meer dan 23,5 uur per week als je alle 52 weken werkt. Met vakanties en vrije dagen ligt het weekgemiddelde in de weken dat je wel werkt dus hoger. Wie in oktober zijn registratie erbij pakt, ziet of het jaartotaal haalbaar is, en heeft nog een kwartaal om bij te sturen.
Mijn eerlijke mening is dat het urencriterium vooral misgaat bij ondernemers die het wel halen maar het niet kunnen laten zien. Dat is zonde, want het verschil tussen een getal en een onderbouwd getal is een paar minuten per dag. Begin vandaag, en je hebt er bij de volgende aangifte geen omkijken naar.