Wie net zijn eenmanszaak heeft ingeschreven, krijgt binnen een paar dagen post en mailtjes van banken die je graag een zakelijke rekening verkopen. Het wekt de indruk dat het moet. Dat is niet zo, althans niet voor iedereen. Toch raad ik elke startende zzp’er aan er wel een te openen, en liefst meteen. Hieronder lees je wat de wet vraagt, waarom de Belastingdienst er blij van wordt en op welke kenmerken je let bij het kiezen.
Is een zakelijke rekening verplicht?
Voor de meeste zzp’ers niet. De KVK is daar duidelijk over. Alleen wie een bv heeft, moet een zakelijke rekening hebben. Bij een eenmanszaak, vof, maatschap of cv is het geen wettelijke plicht. Als zzp’er met een eenmanszaak mag je dus in theorie gewoon je privérekening gebruiken.
In de praktijk ligt het anders, en daar zit het addertje. De KVK wijst erop dat de meeste banken in hun algemene voorwaarden zetten dat een privérekening alleen bedoeld is voor persoonlijk gebruik. Laat je facturen van klanten daarop binnenkomen, dan houd je je dus niet aan de afspraken met je eigen bank. Die kan je daarop aanspreken. Daarnaast vragen betaalplatforms als Mollie of Stripe vrijwel altijd om een zakelijke rekening, dus wie online wil verkopen, ontkomt er hoe dan ook niet aan.
Wat de Belastingdienst prettig vindt
De Belastingdienst schrijft nergens voor dat je een aparte rekening moet hebben. Wat wel vastligt, is dat je als ondernemer een administratie bijhoudt en die zeven jaar bewaart. Elke inkomst en elke zakelijke uitgave moet je kunnen onderbouwen.
Probeer dat maar eens met één rekening waar je boodschappen, je huur, je Netflix-abonnement en je klantbetalingen door elkaar op staan. Bij een controle moet je per regel uitleggen wat zakelijk was en wat niet. Met een aparte rekening is je bankafschrift in feite al de helft van je administratie. Dat scheelt jou tijd, je boekhouder uren, en het voorkomt discussie als er iemand meekijkt. Wat mij betreft is dat de belangrijkste reden, belangrijker dan wat de wet strikt vraagt.
Er speelt nog iets. Op je zakelijke rekening komt btw binnen die niet van jou is. Wie alles op één hoop gooit, geeft dat geld makkelijk uit en schrikt bij de aangifte. Een zakelijke rekening met een aparte spaarrekening ernaast, waar je de btw en een deel voor de inkomstenbelasting meteen naartoe zet, is de simpelste buffer die er bestaat. Hoe je dat breder aanpakt, lees je in ons stuk over een buffer opbouwen in je bedrijf.
Op deze kenmerken let je bij het kiezen
Banken verschillen meer van elkaar dan je zou denken, en de goedkoopste is niet automatisch de beste. Leg aanbieders langs deze punten.
| Kenmerk | Waarom het telt | Waar je op let |
|---|---|---|
| Koppeling met je boekhoudpakket | Transacties komen automatisch binnen, je hoeft niets over te typen | Werkt de koppeling met jouw pakket, en dagelijks of alleen per week |
| Kostenstructuur | Vaste maandkosten plus vaak kosten per transactie of per pas | Reken met je eigen aantal betalingen, niet met het instapbedrag uit de advertentie |
| Extra rekeningen | Een aparte rekening voor btw en belasting houdt je buffer gescheiden | Kun je zonder meerkosten een tweede rekening of spaarpotje openen |
| Betalingen ontvangen | Klanten willen met een betaalverzoek, iDEAL of pin betalen | Betaalverzoeken, een pinautomaat of koppeling met Mollie of Stripe |
| Bereikbaarheid | Als je rekening geblokkeerd is, telt elke dag | Telefoon, chat of alleen e-mail, en ook buiten kantoortijd |
| Internationale betalingen | Klanten of leveranciers buiten de eurozone | Kosten en wisselkoers bij betalingen in andere valuta |
Dat bereikbaarheid in dit rijtje staat, is geen toeval. Banken zijn wettelijk verplicht onderzoek te doen naar witwassen en kunnen een aanvraag weigeren of een rekening tijdelijk bevriezen als ze vragen hebben. Bij een privérekening is dat lastig. Bij de rekening waar je omzet op binnenkomt, kan het je bedrijf stilleggen. Een bank waar je snel iemand aan de lijn krijgt, is dan goud waard.
Zo open je er een
Voor een eenmanszaak is het weinig werk. Volgens de KVK heb je een geldig identiteitsbewijs en je KVK-nummer nodig, en eventueel een lijst met landen waar je zakelijk geld naartoe stuurt of vandaan krijgt. Bij een vof of bv komen daar onder meer het contract of de statuten en de gegevens van de uiteindelijk belanghebbenden bij. Stuur je een kopie van je paspoort mee, maak er dan een veilige kopie van, met je burgerservicenummer en pasfoto afgeschermd waar dat mag.
Mijn tip is om de rekening te openen vóór je eerste factuur de deur uitgaat. Dan staat het juiste rekeningnummer meteen op je facturen en hoef je klanten later niet te vragen hun gegevens aan te passen. Wil je weten wat er verder op zo’n factuur hoort, kijk dan naar ons voorbeeld voor een zzp-factuur.
Mijn advies in het kort
Verplicht is het voor een eenmanszaak niet. Verstandig wel. Je houdt je aan de voorwaarden van je bank, je administratie wordt een stuk eenvoudiger en je bouwt bijna vanzelf een buffer op voor de btw. De kosten van de rekening zijn bovendien zakelijk aftrekbaar, zegt de KVK. Kies niet op de laagste maandprijs, maar op hoe goed de rekening aansluit op je boekhouding en hoe snel je iemand spreekt als het misgaat. Sta je nog helemaal aan het begin, dan helpt ons overzicht van de stappen om een eigen bedrijf te starten.