Mag je als werkgever gewoon zeggen dat iedereen drie dagen per week op kantoor komt? Bij Booking.com ligt die vraag inmiddels bij de rechter. Het reisplatform en zijn eigen ondernemingsraad stonden op dinsdag 6 oktober tegenover elkaar in een kort geding in Amsterdam, meldt NU.nl. De uitspraak volgt naar verwachting over drie weken.
Een bedrijf met duizenden medewerkers is niet jouw bedrijf. Toch zit er in deze zaak een les die ook voor een mkb-werkgever met vijftien of zestig mensen geldt. Thuiswerkafspraken zijn in veel bedrijven ooit ontstaan tijdens de coronajaren en nooit echt opnieuw vastgelegd. Wie ze nu wil terugdraaien, merkt dat dat niet zomaar kan.
Wat er bij Booking.com speelt
Booking.com wil dat de ongeveer zevenduizend mensen op het hoofdkantoor in Amsterdam verplicht drie dagen per week op kantoor werken. Nu geldt een richtlijn van twee dagen thuiswerken, maar dat is een advies, en daardoor kan het bedrijf de kantoordagen niet afdwingen. Volgens een woordvoerder komt personeel te vaak op verschillende dagen, wat ten koste gaat van samenwerking en teamgevoel. Het bedrijf wijst ook op toenemende concurrentie, onder meer van AI.
De ondernemingsraad weigert in te stemmen. En die instemming is nodig, want volgens recente rechterlijke uitspraken valt een thuiswerkregeling onder de arbeidsomstandigheden uit de Wet op de ondernemingsraden. Omdat werken op kantoor andere omstandigheden geeft dan werken thuis, moet een werkgever toestemming vragen aan de or als hij het aantal verplichte kantoordagen wil aanpassen. Komt die er niet, dan kan de werkgever de rechter vragen of het besluit toch door mag gaan. Dat is precies wat Booking.com nu doet.
Wat dit betekent voor een mkb-werkgever
Hoeveel ruimte je hebt, hangt eerst af van de grootte van je bedrijf. Volgens de Rijksoverheid is een ondernemingsraad verplicht vanaf 50 medewerkers.
- Vanaf 50 medewerkers heb je een or, en die heeft instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van regelingen over onder meer werktijden en arbeidsomstandigheden. Een nieuw thuiswerkbeleid zonder instemming kan de or nietig laten verklaren, en daarover beslist zo nodig de kantonrechter.
- Tussen 10 en 50 medewerkers is een or niet verplicht. Heb je een personeelsvertegenwoordiging (pvt), dan heeft die instemmingsrecht op een kleiner aantal onderwerpen, maar arbeidsomstandigheden en werk- en rusttijden horen daar wel bij.
- Zonder or of pvt moet je als werkgever met 10 tot 50 mensen minstens twee keer per jaar een personeelsvergadering houden. Een wijziging in het thuiswerkbeleid is een logisch onderwerp om daar te bespreken.
Daarnaast speelt de individuele kant. Staat in de arbeidsovereenkomst of in een losse afspraak dat iemand twee dagen thuis werkt, dan is dat een afspraak die je niet eenzijdig kunt schrappen. Hoe dat precies uitpakt, verschilt per situatie. Twijfel je, laat dan een arbeidsjurist meekijken voordat je een mail naar het hele team stuurt.
Thuiswerken is geen recht, maar wel een verzoek dat je serieus moet nemen
Het omgekeerde geldt ook. Volgens het Ondernemersplein van KVK is thuiswerken geen wettelijk recht. Wel mogen werknemers op grond van de Wet flexibel werken een schriftelijk verzoek doen om hun arbeidsplaats te wijzigen. Dat geldt bij een bedrijf met minimaal 10 medewerkers en als de werknemer minstens een half jaar in dienst is. Het verzoek moet uiterlijk twee maanden voor de gewenste ingangsdatum binnen zijn.
Je moet het verzoek bespreken en uiterlijk een maand voor die datum schriftelijk reageren. Doe je dat niet, dan mag de werknemer gaan werken zoals hij heeft gevraagd. Weigeren kan, maar dan met een goede reden. Het Ondernemersplein noemt onder meer problemen met het rooster, werk dat niet op een andere plek kan, of een thuiswerkplek die niet veilig of geschikt is.
Laat je mensen wel thuiswerken, dan houdt je zorgplicht niet op bij de voordeur. De Arbowet geldt ook voor de thuiswerkplek. Je neemt de risico’s van thuiswerken mee in je risico-inventarisatie en evaluatie en je zorgt voor voorlichting en goede middelen. In het stuk over de RI&E lees je hoe dat in elkaar zit.
Zo pak je het aan als je meer kantoordagen wilt
Ik begrijp de wens van Booking.com heel goed. Wie een team heeft dat elkaar nauwelijks nog ziet, merkt dat het inwerken van nieuwe mensen moeizamer gaat en dat kleine vragen blijven liggen. Maar een besluit dat van bovenaf wordt opgelegd, levert vooral weerstand op. Dat geldt bij zevenduizend medewerkers en net zo goed bij twintig.
- Zoek uit wat er nu is afgesproken, in contracten, in het personeelshandboek en in losse mails uit de coronatijd.
- Bepaal waarom je meer kantoordagen wilt. Gaat het om samenwerking, om het inwerken van junioren of om klantcontact? Een concrete reden overtuigt meer dan een algemeen gevoel.
- Leg het voorstel voor aan je or of pvt, of bespreek het in de personeelsvergadering. Kies liever vaste teamdagen dan een vast aantal willekeurige dagen, zodat mensen elkaar ook echt treffen.
- Geef een overgangstermijn, zodat mensen hun opvang of vervoer kunnen regelen.
- Leg de nieuwe afspraken schriftelijk vast in een thuiswerkregeling.
Mijn eigen ervaring is dat het kantoor zelf vaak de beste overtuiger is. Een plek waar je goed kunt overleggen en ook geconcentreerd kunt werken, trekt meer mensen dan een verplichting. Of thuis of op kantoor productiever is, blijft overigens een discussie zonder eenduidig antwoord, zoals ook blijkt uit de afweging tussen thuiswerken en kantoor.
De uitspraak in de zaak van Booking.com wordt over een paar weken verwacht. Die zegt iets over hoe een rechter de belangen van een werkgever weegt tegen die van het personeel. Wie de komende tijd zelf aan het thuiswerkbeleid wil sleutelen, doet er goed aan die uitspraak af te wachten en intussen het eigen huiswerk op orde te brengen.